Dans Kolecto, il existe 5 statuts différents pour vous aider à optimiser la gestion de vos factures clients.
Comprendre les statuts des factures clients dans Kolecto
👉 BROUILLON
À la création de votre facture sur Kolecto, celle-ci est au statut "Brouillon".
A ce stade, la facture n'est pas validée : elle n'a pas de valeur juridique ou comptable. Vous pouvez encore effectuer des modifications librement, mais vous ne pouvez pas la télécharger ou la transmettre à vos clients.
La facture restera à ce statut tant que vous ne cliquez pas sur "Valider la facture" dans le module d'édition. Assurez-vous que toutes les informations sont conformes au moment de valider le brouillon : une fois validée, votre facture n'est plus modifiable. Dans Kolecto, elle prendra alors le statut "à envoyer" et sera prête à être transmise à vos clients.
👉 À ENVOYER
Le statut "à envoyer" vous permet de piloter les factures qui n'ont pas encore été transmises à vos clients.
En effectuant l'envoi d'une facture client depuis Kolecto, le statut change automatiquement vers "envoyée". Vous pouvez aussi modifier manuellement le statut si vous avez transmis la facture à votre client en-dehors de l'application Kolecto.
C'est au moment de l'envoi de la facture au client que votre facture prend une valeur juridique et comptable.
👉 ENVOYÉE
Le statut "envoyée" vous permet de suivre les factures que vous avez transmises à vos clients et qui n'ont pas encore été encaissées.
Le statut "envoyée" peut être modifié manuellement pour indiquer que la facture a été "encaissée", "refusée" ou reste "à envoyer".
👉 EN RETARD
Une facture est mise automatiquement au statut "En retard" lorsqu'elle n'a pas été encaissée et que sa date d'échéance est dépassée.
Lorsqu'une facture est en retard de paiement, vous pouvez effectuer une relance auprès du client directement depuis Kolecto.
Le statut en retard peut être modifié manuellement pour indiquer que la facture a été "encaissée", "refusée" ou "envoyée".
👉 ENCAISSÉE
Une facture au statut "encaissée" a été réglée par le client et reçu sur le compte bancaire de votre société.
La facture passera automatiquement au statut "encaissée" :
si votre client a payé depuis le lien de paiement envoyé depuis Kolecto
si, dans Kolecto, vous avez effectué un rapprochement entre une transaction bancaire et la facture client
Vous pouvez aussi modifier manuellement le statut de votre facture pour indiquer qu'elle a été encaissée, notamment si vous n'avez pas synchronisé vos comptes bancaires ou que vous ne souhaitez pas effectuer la justification bancaire sur Kolecto.
LE STATUT "REFUSÉE"
Lorsque vous choisissez ce statut, cela implique un refus de paiement de la part de votre client. S'il vous a donné les raisons du refus ou de son incapacité à vous régler, vous pouvez l'indiquer après sélection du statut "Refusée".
Pour modifier le statut, il suffit de vous rendre sur une facture puis changer le statut en haut de la facture :
La facture ne sera pas réglée par le client.
Attention : les vues filtrées ne permettent pas de voir les factures refusées. Pensez bien à garder la vue sans filtre afin de voir les factures concernées.
Modifier manuellement le statut d'une facture client
Le statut des factures "à envoyer", "envoyée", "encaissée", "en retard" et "refusée" sont modifiables manuellement. Pour ce faire :
Depuis le tableau de suivi des factures ("Ventes" puis "Factures"), cliquez sur une facture au statut "à envoyer", "envoyée", "encaissée", "en retard" et"refusée"
En haut au centre, cliquez sur le statut actuel puis choisissez le nouveau statut adéquat
Cliquez sur "appliquer"
