Dans Kolecto, il existe 5 statuts différents pour vous aider à optimiser la gestion de vos factures clients.
Il est possible de modifier le statut d’une facture à tout moment afin de refléter son avancement. Le changement peut être effectué manuellement, ou être mis à jour automatiquement selon les actions réalisées dans Kolecto.
Comment modifier le statut d’une facture manuellement ?
Ouvrez la facture concernée depuis la liste des factures.
Cliquez sur le statut affiché en haut de la facture
Dans le menu Changer le statut, sélectionnez le nouveau statut souhaité.
Cliquez sur Appliquer pour valider le changement.
Le cycle de vie d’une facture
Une fois validée, une facture évolue à travers plusieurs statuts, automatiquement ou manuellement, selon les actions effectuées.
👉 BROUILLON
Lors de la création d’une facture, celle-ci est d’abord enregistrée en brouillon.
A ce stade, la facture n'est pas validée : elle n'a pas de valeur juridique ou comptable. Vous pouvez encore effectuer des modifications librement, mais vous ne pouvez pas la télécharger ou la transmettre à vos clients.
La facture restera à ce statut tant que vous ne cliquez pas sur "Valider la facture" dans le module d'édition.
⚠️ Attention : Assurez-vous que toutes les informations sont conformes au moment de valider le brouillon : une fois validée, votre facture n'est plus modifiable. Dans Kolecto, elle prendra alors le statut "à envoyer" et sera prête à être transmise à vos clients.
👉 À ENVOYER
Le statut "à envoyer" vous permet de piloter les factures qui n'ont pas encore été transmises à vos clients.
En effectuant l'envoi d'une facture client depuis Kolecto, le statut change automatiquement vers "envoyée". Vous pouvez aussi modifier manuellement le statut si vous avez transmis la facture à votre client en-dehors de l'application Kolecto.
C'est au moment de l'envoi de la facture au client que votre facture prend une valeur juridique et comptable.
👉 ENVOYÉE
Le statut "envoyée" vous permet de suivre les factures que vous avez transmises à vos clients et qui n'ont pas encore été encaissées.
Le statut "envoyée" peut être modifié manuellement pour indiquer que la facture a été "encaissée", "annulée" ou reste "à envoyer".
Le statut Envoyée indique que la facture a été transmise au client et quelle n'a pas encore été encaissée.
Envoi depuis Kolecto
Si vous envoyez la facture directement depuis Kolecto, celle-ci passe automatiquement au statut Envoyée.
Envoi en dehors de Kolecto
Si vous téléchargez la facture (PDF) et l’envoyez depuis votre messagerie ou un autre outil, le statut ne change pas automatiquement. Dans ce cas, le changement de statut doit être effectué manuellement.
👉 EN RETARD
Une facture est mise automatiquement au statut "En retard" lorsqu'elle n'a pas été encaissée et que sa date d'échéance est dépassée.
Lorsqu'une facture est en retard de paiement, vous pouvez effectuer une relance auprès du client directement depuis Kolecto.
Le statut en retard peut être modifié manuellement pour indiquer que la facture a été "encaissée", "annulée" ou "envoyée".
👉 ENCAISSÉE
Une facture au statut "encaissée" a été réglée par le client et reçu sur le compte bancaire de votre société.
Paiement via le lien de paiement
Si vous disposez du module de vente et que le client règle la facture via le lien de paiement, le statut passe automatiquement à Encaissée dès réception du paiement.Rapprochement entre une transaction bancaire et la facture client
Si, dans Kolecto, vous avez effectué un rapprochement entre une transaction bancaire le statut de la facture passe automatiquement à Encaissée
Vous pouvez aussi modifier manuellement le statut de votre facture pour indiquer qu'elle a été encaissée, notamment si vous n'avez pas synchronisé vos comptes bancaires ou que vous ne souhaitez pas effectuer la justification bancaire sur Kolecto.
👉 ANNULÉE
Lorsque vous choisissez ce statut, cela implique un refus de paiement de la part de votre client. S'il vous a donné les raisons du refus ou de son incapacité à vous régler, vous pouvez l'indiquer après sélection du statut "Annulée".
Pour modifier le statut, il suffit de vous rendre sur une facture puis changer le statut en haut de la facture :
La facture ne sera pas réglée par le client.
Attention : les vues filtrées ne permettent pas de voir les factures annulées. Pensez bien à garder la vue sans filtre afin de voir les factures concernées.