La relance des factures impayées est essentielle à la bonne gestion de votre entreprise. Kolecto vous permet de relancer vos clients par e-mail soit de façon automatisée soit de façon manuelle.
Découvrez, en vidéo, comment relancer vos clients sur Kolecto :
Retranscription : la relance des factures impayées est essentielle à la bonne gestion de votre entreprise. Kolecto vous permet de relancer vos clients par e-mail soit de façon automatisée soit de façon manuelle.
Kolecto vous donne le choix entre :
Automatiser les relances facture par facture (à déclencher manuellement)
Automatiser les relances pour l'ensemble de vos factures
Gérer vos relances manuellement
NB :
La relance client automatisée est disponible avec un forfait Kolecto Premium.
La relance manuelle est accessible dés le forfait Standard.
Si votre facture valide tous les pré-requis à l'envoi d'un lien de paiement, alors la relance à votre client inclura un lien de paiement de la facture.
1. Paramétrer des relances automatisées sur une facture
Envoyer une facture à votre client et passez la au statut "Envoyée"
Activez le plan de relance de votre client
Cliquez sur la facture puis sur "informations" et activez "Envoyer un email de relance au client en cas de retard de paiement" :
Vous pouvez y configurer les modalités de relance de votre client en choisissant :
le déclencheur : le nombre de jours de retard à partir duquel la première relance automatique sera envoyée
la fréquence : la fréquence à laquelle les relances automatiques seront envoyées.
les destinataires : vous pouvez ajouter et supprimer des adresses mail de destinataires. Par défaut, ce champ sera complété avec les destinataires du dernier mail envoyé via Kolecto de la facture concernée.
le modèles d'e-mail : vous pouvez choisir modèle d'e-mail existant ou bien en créer un nouveau.
Une fois tous ces éléments choisis, cliquez sur "enregistrer les modifications".
Le plan de relance sur cette facture est alors actif et s'enclenche quand la facture passe au statut "en retard".
2. Paramétrer des relances automatisées sur toutes les factures
Pour déclencher des relances automatiques sur l'ensemble de vos factures, rendez-vous dans l'onglet "Paramètres" puis "Relance".
Configurez les modalités de relance de votre client en choisissant :
le déclencheur : le nombre de jours de retard à partir duquel la première relance automatique sera envoyée
la fréquence : la fréquence à laquelle les relances automatiques seront envoyées.
le modèles d'e-mail : vous pouvez choisir modèle d'e-mail existant ou bien en créer un nouveau
Une fois tous ces éléments choisis, activez bien la case à cocher puis cliquez sur "enregistrer les modifications".
Le plan de relance s'appliquera sur toutes les nouvelles factures au statut "En retard" et pour lesquelles un mail a déjà été envoyé au client.
Vous pouvez désactiver à tout moment ce plan de relance en décochant la case "Activer ce planning de relance pour toutes les nouvelles factures".
Vous pouvez également désactiver ce plan de relance pour une facture en particulier en sélectionnant la facture de vente concernée, en allant dans "Informations" et en décochant le plan de relance.
3. Gérer manuellement la relance des clients
Pour relancer une facture "en retard" manuellement :
Ouvrez une facture au statut "En retard"
Pour les retrouver toutes, allez sur le tableau de bord ("Accueil") et cliquez sur "A relancer" ou, depuis "Ventes" et "Factures", cliquez sur "En retard"
Cliquez sur "Envoyer une relance" ou allez dans la section "Mails" et cliquez sur "Editer une nouvelle relance"
Choisissez entre envoyer un modèle pré-défini (en sélectionnant dans "A partir d'un modèle", vous pouvez en créer un nouveau si ceux existants ne vous conviennent pas) ou bien tapez un e-mail personnalisé
Veillez à saisir le destinataire de l'e-mail
Une fois que tout vous convient, ;cliquez sur "Envoyer la facture"
Vous pouvez retrouver l'historique d'envois de relances pour facture donnée en regardant l'onglet "Mails" puis "Historique d'envoi".