Dans Kolecto, il existe 4 statuts différents pour vous aider à optimiser la gestion de vos factures fournisseurs.
Comprendre les statuts des factures fournisseurs dans Kolecto
Voici les 4 statuts disponibles dans le traitement de vos factures fournisseurs :
Boîte de réception
A payer
Refusée
Payée
Ci-dessous, nous allons vous expliquer chaque catégorie 👇
1️⃣ BOÎTE DE RÉCEPTION
Une fois que vous importez manuellement ou automatiquement une facture sur Kolecto, elle est automatiquement placée dans la 'Boîte de réception'.
À ce stade, la facture n'est pas encore validée, vous avez la possibilité de modifier les informations extraites par le lecteur numérique de Kolecto.
Ce lecteur numérique détecte les données présentes dans la facture importée, mais il peut arriver qu'elles soient incomplètes (si des informations sont manquantes sur la facture) ou inexactes (en cas d'erreur de lecture).
Les données modifiables à ce stade sont les suivantes :
Le fournisseur : s'il est déjà dans l'annuaire, vous pouvez le modifier si des informations ont changé, vous pouvez l'ajouter s'il n'est pas encore dans votre annuaire fournisseurs.
Numéro de facture
Date de facturation
Date d’échéance
Délai de paiement
Total Hors Taxes
Devise
Montant TVA et Taux (non obligatoire) : s'il y a différentes TVA applicables, il est possible d’indiquer plusieurs lignes de TVA.
Montant Toutes Taxes Comprises
Le responsable de la facture : Par défaut, il s'agira de la personne qui a importée la facture. Il pourra modifier le responsable de la facture avec un collaborateur ayant le rôle "Administrateur" ou "Gestionnaire financier".
Remarque : Seuls les rôles de "Gestionnaire financier" et "Administrateur" peuvent valider les données de la facture, créer de nouveaux fournisseurs et les modifier.
À ce niveau, vous avez deux choix :
Cliquez sur "Marquer comme payée" si la facture a déjà été réglée. Elle passera alors au statut "Payée"
"Valider les données de la facture", si le cycle de traitement de la facture n'est pas terminé. Elle passera au statut "À payer".
2️⃣ À PAYER
À ce statut, vous avez validé les données de la facture, elle est en attente de paiement.
Lorsque la facture fournisseur est à ce statut, vous avez deux possibilités :
Payer depuis Kolecto : si vous avez connecté votre banque et si vous disposez de l'IBAN de votre fournisseur. Votre facture passera directement au statut "Payée" une fois le paiement effectué.
Payer depuis votre espace bancaire : dans ce cas, vous devez changer manuellement le statut de la facture vers "Payée" une fois le paiement effectué.
3️⃣ PAYÉE
À ce statut, la facture fournisseur est réglée. Il s'agit de la dernière étape du cycle de votre facture fournisseur 🎉
Notez que vous avez la possibilité de payer une partie de votre facture depuis Kolecto, puis finaliser le paiement ultérieurement avant de passer la facture au statut 'Payée' une fois le règlement complet effectué.
Remarque :
Quand une facture a été réglée partiellement depuis votre espace Kolecto, elle ne peut plus revenir au statut "Boîte de réception".
Si une facture est réglée en totalité depuis votre espace Kolecto, elle ne peut plus revenir au statut "Boîte de réception" ou "À Payer".
Si une facture a été déclarée comme "Payée”, et que vous la repasser en "Boîte de réception" ou "À Payer" alors les paiements déclarés seront effacés.
4️⃣ REFUSÉE
Il est possible de refuser une facture d'achat dans les situations suivantes :
La facture est au statut "Boîte de réception" et est refusée par un "Administrateur" ou "Gestionnaire Financier". Il pourra la refuser en cliquant sur le bouton "refusée" en haut de facture :
La facture est au statut "À Payer" et vous souhaitez annuler le paiement de cette facture en haut de facture :
Lorsque vous refusez une facture, Kolecto vous demandera d'indiquer une raison dans un champ libre :
Vous retrouverez alors la raison dans les commentaires de la facture :
Et votre facture passera dans la catégorie "Refusée" :
