Dans Kolecto, il existe 4 statuts différents pour vous aider à optimiser la gestion de vos factures fournisseurs.
Comprendre les statuts des factures fournisseurs dans Kolecto
Voici les 4 statuts disponibles dans le traitement de vos factures fournisseurs :
À vérifier
À payer
Paiement planifié
Terminée
Ci-dessous, nous allons vous expliquer chaque catégorie 👇
1️⃣ À VÉRIFIER
Une fois que vous importez manuellement ou automatiquement une facture sur Kolecto, elle est automatiquement placée dans la 'à vérifier'.
À ce stade, la facture n'est pas encore validée, vous avez la possibilité de modifier les informations extraites par le lecteur numérique de Kolecto.
Ce lecteur numérique détecte les données présentes dans la facture importée, mais il peut arriver qu'elles soient incomplètes (si des informations sont manquantes sur la facture) ou inexactes (en cas d'erreur de lecture).
Les données modifiables à ce stade sont les suivantes :
Le fournisseur : s'il est déjà dans l'annuaire, vous pouvez le modifier si des informations ont changé, vous pouvez l'ajouter s'il n'est pas encore dans votre annuaire fournisseurs.
Numéro de facture
Date de facturation
Date d’échéance
Délai de paiement
Total Hors Taxes
Devise
Montant TVA et Taux (non obligatoire) : s'il y a différentes TVA applicables, il est possible d’indiquer plusieurs lignes de TVA.
Montant Toutes Taxes Comprises
Le responsable de la facture : Par défaut, il s'agira de la personne qui a importée la facture. Il pourra modifier le responsable de la facture avec un collaborateur ayant le rôle "Administrateur" ou "Gestionnaire financier".
Remarque : Seuls les rôles de "Gestionnaire financier" et "Administrateur" peuvent valider les données de la facture, créer de nouveaux fournisseurs et les modifier.
Vous pouvez ensuite, cliquez sur "Valider et passer au paiement"
2️⃣ À PAYER
À ce statut, vous avez validé les données de la facture, elle est en attente de paiement.
Lorsque la facture fournisseur est à ce statut, vous avez deux possibilités :
Payer depuis Kolecto : si vous avez connecté votre banque et si vous disposez de l'IBAN de votre fournisseur. Votre facture passera directement au statut "Payée" une fois le paiement effectué.
Déclarer un paiement : en indiquant comment la facture a été réglée (en dehors de Kolecto) la facture passera au statut "payée", s'il n'y a pas de "reste à payer"
Cliquez sur "déclarer un paiement" dans la partie HISTORIQUE DES PAIEMENTS :
Complétez les informations de paiement puis cliquez sur "déclarer" :
3️⃣ PAIEMENT PLANIFIÉ
Ce statut concerne toutes les factures dont le paiement a été planifié sur Kolecto, soit par le biais d’un paiement multiple via un fichier XML, soit par un virement planifié directement depuis Kolecto.
Pour savoir comment planifier un paiement, n'hésitez pas à lire nos articles dédiés : Effectuer un paiement planifié et Payer plusieurs factures - paiement multiple.
4️⃣ TERMINÉE
Ce statut concerne toutes les factures payées ou refusées :
PAYÉE
À ce statut, la facture fournisseur est réglée. Il s'agit de la dernière étape du cycle de votre facture fournisseur 🎉
Notez que vous avez la possibilité de payer une partie de votre facture depuis Kolecto, puis finaliser le paiement ultérieurement avant de passer la facture au statut 'Payée' une fois le règlement complet effectué.
Remarque :
Quand une facture a été réglée partiellement depuis votre espace Kolecto, elle ne peut plus revenir au statut "à vérifier".
Si une facture est réglée en totalité depuis votre espace Kolecto, elle ne peut plus revenir au statut "à vérifier" ou "À Payer".
Si une facture a été déclarée comme "Payée”, et que vous la repassez en "à vérifier" ou "À Payer" alors les paiements déclarés seront effacés.
REFUSÉE
Il est possible de refuser une facture d'achat dans les situations suivantes :
La facture est au statut "à vérifier" et est refusée par un "Administrateur" ou "Gestionnaire Financier". Il pourra la refuser en cliquant sur le bouton "refusée" en haut de facture :
La facture est au statut "À Payer" et vous souhaitez annuler le paiement de cette facture en haut de facture :
Lorsque vous refusez une facture, Kolecto vous demandera d'indiquer une raison dans un champ libre, vous trouverez la raison dans l'onglet "commentaires" :
