Cet article est en cours de mise à jour.
Un nouveau module Achats sera disponible pour les nouveaux clients à partir du 17 avril. Les clients ayant souscrit avant cette date auront accès à ce nouveau module dans les prochaines semaines et en seront informés par mail.
Kolecto a mis en place des fonctionnalités pour simplifier le tri, l’accès et la recherche de vos factures fournisseurs.
Les statuts du tableau de bord
Organisez vos factures d’achats en plusieurs vues en fonction de leurs statuts : « Tous », « Reçues », « En attente/planifié ou suspendu », « À payer » et « Terminées ».
Le statut "Tous/toutes les factures"
Cette colonne affiche l’ensemble de vos factures, quel que soit leur statut : « Reçues », « En attente/planifié ou suspendu », « À payer » ou « Terminées ».
Le statut "Reçues"
✅Approuver une facture : si toutes les informations relatives à votre facture sont correctes, cliquez sur « Approuver » pour la transférer de la catégorie « reçues » vers « À payer ».
❌ Refuser une facture : si une facture reçue ne vous convient pas, vous avez la possibilité de la refuser.
Ce qui change pour vous 🆕
Le refus devient définitif : Une fois validé, vous ne pouvez plus revenir en arrière. La facture passe immédiatement en statut "Terminés".
Motif obligatoire : Pour justifier votre décision, vous devez désormais sélectionner un motif parmi une liste précise de 14 choix.
Transparence totale : Le motif choisi est directement transmis au vendeur et s'affiche dans le détail de la facture pour faciliter la résolution du litige.
⚠️ Le refus d’une facture n’est possible qu’avec la réception d’une facture électronique via la plateforme Agréée.
Le statut "En attente"
Contester une facture : le nouveau statut « Contester » facilite le dialogue avec votre fournisseur. Il met la facture « en pause » le temps de régulariser la situation, par exemple en attendant un avoir. Contrairement au refus, la contestation n’est pas définitive.
Une mise en attente : la facture ne disparaît pas ; elle est suspendue en attendant une action du vendeur.
Action requise : lorsque vous contestez, vous devez contacter votre vendeur pour solliciter un avoir.
Un statut réversible : à tout moment, une facture contestée peut repasser au statut "Reçu". Vous pourrez alors décider de l'approuver (une fois l'avoir reçu) ou de la refuser définitivement.
Note : Ce statut reste interne à votre interface Kolecto et n'est pas transmis à la plateforme publique (PA).
Le statut "À payer"
Une fois la facture reçue et confirmée, elle bascule automatiquement dans l'onglet "À payer". C’est ici que vous finalisez le règlement de vos achats.
Selon vos options, deux possibilités s'offrent à vous :
Déclarer un paiement manuel : Vous pouvez indiquer que la facture a été réglée et sélectionner le mode de règlement utilisé (virement, carte, chèque, etc.).
Payer directement (Module Achat) : Si vous bénéficiez du module complémentaire, gagnez du temps en réglant vos fournisseurs directement depuis l'interface grâce aux liens de paiement disponibles dans la colonne dédiée.
Le statut "Terminées"
C'est ici que vous retrouverez l'historique complet de vos transactions passées.
Cette section regroupe deux types de factures :
Les factures payées : Celles dont le règlement a été finalisé et enregistré.
Les factures refusées : Celles que vous avez définitivement rejetées (avec le motif de refus associé).
Les filtres
Des filtres ont également été mis en place dans votre tableau de bord, pour faciliter le tri de vos factures fournisseurs :
par date de facturation
par date d'échéance
par montant TTC
La barre de recherche
Une fonction recherche existe, par numéro de facture ou nom du fournisseur, et ce, toujours dans le but de faciliter le tri et l'accès à vos factures.
