Kolecto vous permet d'importer et de traiter facilement vos factures d'avoirs fournisseurs, afin de centraliser toutes vos factures d'achats en un seul endroit et de garder votre pré-comptabilité à jour. Vous pouvez importer et traiter vos factures, mais aussi vos avoirs fournisseurs.
Importer votre avoir fournisseur
Une facture d'avoir fournisseur s'importe de la même manière que vos factures fournisseurs classiques.
Pour plus de détails, n'hésitez pas à consulter l'article : "Importer des factures fournisseurs".
Remarque : les factures d'avoir sont affichées dans la même liste que les factures fournisseurs. Elles partagent le même cycle de traitement qu'une facture fournisseurs : "à vérifier", "à payer" et "payée" ; ainsi que les mêmes statuts "à vérifier", "à payer" et "terminées". En revanche, une mention "Avoir" sera précisée dans la colonne "Montant TTC"
Traitement d'une facture d'avoir fournisseur
Lors de l'import d'une facture d'avoir, celle-ci est initialement placée au statut "À vérifier". Comme pour une facture fournisseur classique, vous pouvez à cette étape vérifier et, si nécessaire, modifier les informations récupérées lors de l'importation.
Une fois les vérifications effectuées, cliquez sur "Valider les données de la facture". La facture d'avoir passera alors au statut "À payer", et ses données ne seront plus modifiables.
Lier la facture d'avoir fournisseur à la facture d'achat
Après avoir traité la facture d'avoir, vous pouvez la lier à la facture fournisseur d'origine.
Pour ce faire, la facture fournisseur doit être au statut "À payer".
Pour effectuer le lien :
Sélectionnez la facture fournisseur d'origine correspondante ;
Accédez à l'onglet "Paiement" ;
Dans la section "Méthode de paiement", choisissez l'option "Avoir".
À cette étape, trois possibilités :
Un seul avoir est disponible pour ce fournisseur : cet avoir est sélectionné automatiquement ;
Plusieurs avoirs sont disponibles pour ce fournisseur : vous devez choisir le bon avoir parmi la liste proposée ;
Aucun avoir n'est disponible pour ce fournisseur, un message s'affiche pour vous en informer, en vous invitant à choisir un autre moyen de paiement. Dans ce cas, vous ne pourrez pas passer à l'étape suivante en cliquant sur "Marquer comme payée".
Attention pour être pris en compte la facture d'avoir doit être au statut "à payer".
Déduire la facture d'avoir
Après avoir cliqué sur "Marquer comme payée", trois situations :
Le montant de l'avoir est égal à la facture fournisseur d'origine :
La facture fournisseur d'origine et la facture d'avoir passent au statut "Payée".
Une vue "Historique de paiement" est créée, vous pourrez y voir le montant de l'avoir, le type de paiement ainsi qu'un lien vers la facture d'avoir.
Le montant de l'avoir est inférieur à la facture fournisseur d'origine :
La facture fournisseur reste au statut "À payer", et la facture d’avoir est marquée comme "Payée".
Une vue "Historique de paiement" est créée pour montrer le montant de l'avoir, le type de paiement et le lien vers la facture d'avoir.
La facture d’avoir passe au statut "Payée".
Le montant de l'avoir est supérieur à la facture fournisseur d'origine :
Dans ce cas, un message d’erreur apparaît, indiquant que l'avoir ne peut pas être déduit, car son montant dépasse celui de la facture d'origine. La facture ne peut donc pas être marquée comme payée.
Supprimer une facture d'avoir fournisseur
La suppression d'une facture d'avoir fournisseur est possible, mais sous certaines conditions, similaires à celles d'une facture fournisseur classique :
Statut de la facture d’avoir :
La facture d'avoir doit être au statut "À vérifier" ou "À payer". Si la facture est déjà au statut "Payée" ou a été exportée via l'export comptable, elle ne pourra pas être supprimée.Accès utilisateur :
Seuls les membres avec accès commercial ou collaborateur et responsables de la facture d'avoir pourront la supprimer. Cette règle vise à maintenir un niveau de contrôle sur la gestion des factures et à éviter les suppressions involontaires.
Modifier le statut d'une facture fournisseur liée à un avoir
Si vous devez modifier le statut d'une facture fournisseur, et que cette facture avait un avoir déduit, et donc lié à la facture, plusieurs situations peuvent se présenter :
La facture fournisseur est au statut "À payer":
Si vous modifiez la facture fournisseur vers les statuts "à vérifier" ou "refusée", alors :
Le lien avec la facture d'avoir est supprimé ;
La facture d'avoir associée repasse au statut "à payer";
Les paiements déclarés de la facture d'achat, y compris l'avoir, sont annulés.
La facture fournisseur est au statut "Payée"
Si vous modifiez le statut de la facture fournisseur vers "à vérifier", "à payer" ou "refusée", alors :
Le lien avec la facture d'avoir est supprimé ;
La facture d'avoir associée repasse au statut "à payer' ;
Les paiements déclarés de la facture d'achat, y compris l’avoir, sont annulés.
Remarque : La modification de la facture vers le statut "à vérifier" ou "refusée" est possible uniquement si aucun paiement n’a été réalisé depuis Kolecto.