Pour envoyer un devis ou une facture à l'un de vos clients, deux choix s'offrent à vous :
Télécharger le document et l'envoyer en dehors de Kolecto (depuis votre boîte mail)
L'envoyer depuis Kolecto
Situation 1 : J'envoie mon devis/facture depuis Kolecto
Vous pouvez envoyer votre devis ou facture directement depuis votre compte Kolecto.
Si vous avez une offre "Essentiel", le client recevra le document via une adresse mail [email protected].
Dans le Module ventes, vous pouvez aussi connecter votre boîte mail avec Kolecto pour envoyer des factures ou devis directement depuis Kolecto mais avec votre boîte mail (disponible avec Outlook et Gmail). Cliquez ICI pour voir comment l'activer. Par défaut, l'email est [email protected].
Après avoir créé votre devis ou facture, cliquer sur "Valider" pour changer le statut du document à "À envoyer"
Cliquez sur l'onglet "Mails" puis complétez les informations d'envoi dans le champ prévu et modifier le corps de l'email si besoin.
Puis, cliquez sur "Envoyer le devis"
Où sur "Envoyer votre facture" s'il s'agit d'une facture.
L'email de votre client est préenregistré dans l'encart "À", pour plus de simplicité.
Vous pouvez également joindre plusieurs adresses emails en CC ou Cci à votre devis ou facture (ou votre email, si vous souhaitez garder une copie).
En envoyant votre facture depuis Kolecto, celle-ci passe automatiquement au statut "Envoyée".
NB : Le mail ne peut pas contenir de lien URL (HTTP ou HTTPS) et plus de 600 caractères (espaces compris).
Vous pouvez utiliser un outil comme https://wordcounter.net/character-count pour vous assurer du nombre de caractères.
Vous avez également la possibilité de joindre jusqu'à 6 Mo de documents en pièce jointe
Cela vous permet par exemple d'ajouter vos CGV.
Le préremplissage de ce document automatiquement est à venir prochainement.
Votre client recevra le devis ou la facture ainsi que les pièces jointes associées directement par mail, voici le mail type qu'il recevra :
En cliquant sur "voir le devis" ou la facture, il ouvrira une page de prévisualisation du devis.
Afin de gagner du temps dans la validation d'un devis, n'hésitez pas à activer l'option de signature électronique.
Situation 2 : J'envoie mon devis/facture en dehors de Kolecto
Après avoir créer votre devis ou votre facture, vous souhaitez l'envoyer depuis votre messagerie perso.
Cliquez sur "Télécharger" en haut à droite ;
Vous retrouverez votre document dans vos téléchargements.
Vous pourrez ensuite les envoyer directement depuis votre boîte mail
Après l'envoi, n'oubliez pas modifier manuellement le statut du devis dans Kolecto pour qu'il soit au statut "En attente".
Dans le cas d'une facture, n'oubliez pas modifier manuellement le statut de la facture après l'envoi pour qu'elle soit au statut "Envoyée".
