Explorez les fonctionnalités du module 'Achats' de Kolecto pour une gestion optimale de vos factures fournisseurs.

Découvrez les multiples méthodes d'importation de vos factures dans votre espace Kolecto. Suivez notre guide pour tout comprendre !

Découvrez, en une minute, comment importer manuellement des factures fournisseurs :

Retranscription :

Cliquez sur "achats", puis sur "factures".

En haut à droite, cliquez sur "Importer". Les formats de facture compatibles sont : PDF, PNG et JPG/JPEG. Vous pouvez importer plusieurs factures à la fois en sélectionnant plusieurs fichiers sur votre PC.

Vérifiez que vous avez sélectionné les bons documents à importer avant de confirmer l'import.

Vous trouverez les factures fournisseurs importées au statut "boîte de réception".

L'importation automatique de vos factures fournisseurs peut se faire via 2 chemins :

A savoir, le portail fournisseur est disponible à partir de l'abonnement Plus.
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Pour les 2 cas, cliquez sur "achats" puis "factures".

Vous arrivez sur la page d'accueil du module, cliquez alors sur "Collecte automatique" :

Vous arrivez alors sur la page qui vous permet de choisir soit le mail de collecte soit d'activer le portail fournisseur :

Kolecto fournit un email pour la collecte de vos factures fournisseurs.

L'email se compose du nom de votre entreprise ou de la raison sociale, si le nom de votre société change, l'email de collecte ne pourra pas être modifié.

Pour l'utiliser, vous pouvez simplement envoyer cette adresse email à vos fournisseurs, en la mettant en copie dans vos échanges. Vous pouvez également l'utiliser vous-même directement en transférant à cette adresse tout vos emails fournisseurs.

Les factures fournisseurs collectées depuis cette adresse email sont directement disponibles au statut "Boîte de réception" dans votre espace Kolecto.

Pour récupérer l'adresse email de collecte, allez dans "Paramètres" puis "Connectivité".

En cas d'erreur lors de l'import de la facture : un mail est envoyé à l’expéditeur à partir de l’adresse [email protected] pour lui indiquer que la facture n’a pas été importée.

Cliquez sur "activer", une page s'ouvre sur le portail fournisseurs, choisissez le fournisseur que vous souhaitez connecter :

Lorsque vous avez cliqué, par exemple sur TotalEnergie, vous devez donner mandat à notre partenaire afin de récupérer les factures :

Dès que vous avez accepté en cliquant sur "Je comprends", une page de connexion s'affiche. Entrez les identifiants de votre espace client, ici TotalEnergies, et cliquez sur "Connexion".

Les factures importées seront au statut "Boîte de réception".

Pour voir toutes les entreprises connectées,, n'hésitez pas à consulter notre documentation "Quelles entreprises sont connectées au portail fournisseurs ?"

Toutes les factures importées - manuellement ou automatiquement - arrivent au statut "Boite de réception".

Au moment de l'import, des informations sont automatiquement associées à votre facture dans Kolecto. Vérifiez que ces informations sont correctes, modifiez ou complétez-les si besoin.