Vous pouvez créer une nouvelle facture à destination d'un de vos clients directement depuis votre espace Kolecto.
Y a t'il une limitation ?
Bonne nouvelle ! Quel que soit votre abonnement, il n'y a aucune limite sur le nombre de création de factures clients ou d'import de factures.
NB : vous pouvez également ajouter des factures clients existantes en connectant votre compte Kolecto avec votre outil de facturation ou en important des factures clients depuis vos dossiers en local. Vous pouvez aussi convertir vos devis validés sur Kolecto en facture. N'hésitez pas à consulter les articles du centre d'aide consacrés à ces sujets.
Paramétrer les mentions obligatoires de mes factures client
Certaines mentions obligatoires (en bas de vos factures clients) apparaissent uniquement après avoir complété les informations de votre entreprise dans votre espace Kolecto :
Depuis "Paramètres" puis "Mon entreprises" :
Le capital social de votre entreprise ;
Le numéro RCS et ville du greffe d'immatriculation ;
La gestion de la TVA : l'exonérations et option d’encaissement ;
La mention de l’assurance professionnelle (droit, santé, bâtiment et immobilier) : il faut le nom, les coordonnées de l'assureur et la couverture géographique pour compléter la mention ;
La mention d'un CGA/AGA : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté » ;
La garantie des biens vendus (les catégories de biens sont déterminées par le décret n°2021-609 du 18 mai 2021).
Depuis "Paramètres" puis "Personnalisation" :
La mention des pénalités ;
La mention d'escompte (votre client paie avant l'échéance contre une remise).
Ouverture du module création de facture client
Pour ouvrir le module création de facture : cliquez sur la section "Vente" en haut à gauche puis sur "Facture". Puis, en haut à droite, le bouton "Créer une facture" vous permet d'initier le brouillon d'une nouvelle facture client.
Saisie des informations sur ma facture client
La partie gauche de votre écran permet de saisir les informations qui figureront sur la facture. La partie droite de votre écran permet de prévisualiser un aperçu de la facture.
En haut au milieu, vous pouvez modifier le numéro de la facture.
Vous pouvez saisir les informations suivantes :
Le bon de commande
L'ajout d'un numéro de commande est obligatoire s'il existe un préalablement à l'émission de la facture
Le client
Vous pouvez sélectionner un client existant dans votre annuaire client Kolecto ou bien créer un nouveau client depuis cet écran en cliquant sur "créer un nouveau client". Une fois la création du nouveau client achevée, vous reviendrez sur l'écran de modification de la facture.
Les produits / services
Vous pouvez ajouter des produits / services existants à votre facture depuis votre catalogue Kolecto ou bien créer un nouveau produit / service depuis cet écran en cliquant sur "créer un nouveau produit". Une fois la création du nouveau produit / service achevée, vous reviendrez sur l'écran de modification de la facture.
Une fois un produit / service ajouté, vous pouvez choisir la quantité et ajuster le prix et le taux de TVA
Vous pouvez également appliquer une remise sur le prix du produit / service, soit en % du total soit en €
Une fois l'ensemble des produits / services ajoutés, vous pouvez appliquer une remise sur le montant total de la facture, soit en % du montant soit en €
NB : le champ "description" peut permettre de saisir les informations obligatoires suivantes :
La date de la livraison du bien ou la fin d'exécution de la prestation (si elle est différente de la date d’émission de la facture);
L'éco-participation (art. L.541-10 du code de l’environnement);
Modalités de paiement
C'est ici que vous pouvez modifier le délai de paiement, le compte bancaire, les pénalités de retard et les indemnités forfaitaires
L'ajout d'un compte bancaire est facultatif, et vous permettra de faire parvenir facilement au client un lien de paiement de la facture pour accélérer l'encaissement
NB : les pénalités de retard et les indemnités forfaitaires proposés par défaut sont modifiables dans vos paramètres.
Dates
Saisissez ici la date d'émission de la facture et la date d'échéance. Par défaut la date d'émission proposée est la date du jour de création de la facture et la date d'échéance est calculée grâce au délai indiqué dans modalité de paiement.
Complément d'informations
Le champ complément d'informations vous permet de saisir des informations additionnelles que vous souhaitez faire figurer sur la facture.
NB : le champ complément d'informations peut permettre de saisir des informations obligatoires dans certains cas particuliers. En voici une liste (Source : Ministère de l'économie) :
Le numéro au répertoire des métiers et département d'immatriculation pour les artisans qui ont moins de 10 salariés ;
Pour les factures d’acompte, la date de l’acompte versé si elle est différente de la date d’émission de la facture.
Modification ultérieure
Vous pouvez quitter à tout moment le module de création de facture en cliquant sur la croix en haut à gauche. Un brouillon de votre facture est conservé pour une modification ultérieure.
Validation de la facture
Une fois l'ensemble des informations saisies et vérifiées, vous pouvez valider la facture en cliquant sur le bouton en haut à droite "Valider la facture" : votre facture aura alors le statut "A envoyer". Attention : Une facture validée n'est plus modifiable !