Que ce soit pour transmettre une facture, un devis ou une relance d'impayé à vos clients, l'envoi d'un email bien structuré est une étape clé de votre communication.
Il peut être personnalisé pour mieux correspondre à votre communication professionnelle et ainsi optimiser votre communication et faciliter la gestion de vos paiements.
1. Email d'envoi
Modifier un email d'envoi par défaut
Kolecto vous permet de personnaliser le message envoyé avec vos devis et factures :
Accéder la page des factures en statut "À envoyer".
Cliquer sur la facture que vous voulez transmettre à votre client.
Aller sur l'onglet Mails.
Modifier le texte du message pour l'adapter à votre client.
Ajouter des pièces jointes (jusqu'à 6 Mo) comme vos conditions générales de vente.
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour envoyer vos relances pour les factures en retard de paiement.
Créer ou modifier un email d'envoi depuis le menu Paramètres.
La création/modification des emails n'est possible qu'avec le module ventes.
Kolecto vous permet de personnaliser l'envoi de vos devis et factures directement depuis le menu Paramètres. Voici comment procéder :
Cliquer sur Paramètres.
Sélectionner E-mails.
Cliquez sur le mail de votre choix pour l'ouvrir.
Sélectionnez le Document concerné et le Type. Ces informations permettront de proposer correctement l'email créé.
Modifier le texte des messages envoyés avec vos devis et factures.
Ajouter des pièces jointes (jusqu'à 6 Mo) comme par exemple vos conditions générales de vente.
Enregistrer vos modifications pour les appliquer aux prochains envois.
2. Relances
Lorsqu'une de vos factures arrive à échéance, Kolecto vous permet d'envoyer un email de relance à votre client, soit en modifiant l'email attenant à la facture (voir Modifier un email d'envoi par défaut), soit via des emails spécifiquement créés.
La création/modification des emails n'est possible qu'avec le module vente.
Relances manuelles
Les mails de relance sont créés exactement de la même façon que les emails d'envoi. Vous pouvez définir plusieurs mails de relance en fonction du délai passé depuis la date d'échéance.
Une fois les différents mails de relance créés, vous pouvez les utiliser pour relancer vos clients dont les factures sont en retard de paiement.
Si vous préférez personnaliser chaque relance, vous pouvez envoyer un email manuel à votre client en accédant à la facture concernée et en rédigeant un message adapté.
Automatiser les relances
Avec le module ventes de Kolecto, vous pouvez aussi automatiser vos relances pour factures en retard.
Vous pouvez le faire de deux façons :
Depuis la facture :
Accéder à une facture en statut À Envoyer ou Envoyée.
Cliquez sur Informations.
Puis sur Envoyer un email de relance au client en cas de retard de paiement.
Définir la date de première relance, puis des relances successives, l'email du destinataire et le Modèle d’email utilisé.
Cliquer sur Enregistrer les modifications.
Depuis les Paramètres :
Accédez à Paramètres => Relance.
Cliquer sur Activer ce planning de relance pour toutes nouvelles factures.
Définir la date de première relance, puis des relances successives, l'email du destinataire et le Modèle d’email utilisé.
Cliquer sur Enregistrer les modifications.
Remarque : Les relances automatisées n'envoient que le modèle d'email sélectionné lors de leur configuration.