Dans Kolecto, le statut "encaissée" indique qu'une facture client a été réglée. Ce statut peut être mis à jour automatiquement ou modifié manuellement selon les circonstances.
Le client a réglé depuis le lien de paiement Kolecto
Depuis votre espace Kolecto, vous avez la possibilité d'envoyer un lien de paiement à votre client. Pour ce faire, vous devez synchroniser votre compte bancaire avec Kolecto.
Grâce à l'Open Banking, ce lien permet des virements instantanés de compte à compte, sans commission.
Votre client a le choix de régler via le lien ou non.
Si le paiement est effectué en cliquant sur le lien, la facture passera automatiquement au statut "Encaissée" une fois le paiement reçu sur votre compte.
Dans ce cas, il se peut que lorsque vous vérifiez vos transactions bancaires sur Kolecto et sur votre compte bancaire, le paiement n'apparaisse pas. Il y a deux raisons :
Dans votre espace Kolecto, les transactions bancaires sont synchronisées une fois par jour. Par conséquent, l'apparition de la transaction peut dépendre du moment où se passe la synchronisation.
À savoir : qu'une transaction bancaire apparaitra dans votre espace Kolecto, uniquement si elle existe déjà dans les opérations de votre banque.
Dans votre espace bancaire, il y a des délais bancaires pour que l'encaissement apparaisse dans votre compte. Toutefois, les paiements effectués via le lien de paiement sont instantanés. Donc, si vous remarquez un délai anormal, n'hésitez pas à contacter votre banque.
Le client a payé par d'autres moyens de paiement :
Lorsque le paiement a été effectué par chèque, espèces, par carte bancaire ou par virement classique, vous devez changer le statut de la facture manuellement sur "Encaissée".
Pour cela :
Cliquez sur la facture qui vous intéresse
Puis, à coté du numéro de la facture, cliquez sur le statut actuel (par exemple : "Envoyée" ou "En retard") et sélectionnez le statut "Encaissée".
Dans votre comptabilité, cette facture client est maintenant notifiée comme réglée
J'ai importé une facture client déjà réglée :
Lorsque vous importez vos factures client déjà réglées, vous pouvez après l'ajout de la facture modifier son statut manuellement.
Pour cela :
Cliquez sur la facture qui vous venez d'importer
Puis, à coté du numéro de la facture, cliquez sur le statut actuel (par exemple : "Envoyée" ou "En retard") et sélectionnez le statut "Encaissée".
Remarque : pensez, également, à indiquer le mode de paiement (chèque, carte bancaire, espèces ou virement) avant de changer le statut de la facture.