Kolecto propose le paiement multiple via un fichier SEPA/XML.
Cette fonctionnalité est disponible à partir des abonnements Kolecto Plus et Premium.
Découvrez, en moins de 3 minutes, comment payer plusieurs factures via le paiement multiple :
Retranscription :
Le paiement groupé offre un gain de temps significatif lors du règlement des fournisseurs. Cette méthode permet d'envoyer des fonds à plusieurs bénéficiaires simultanément.
Lorsque vous utilisez un fichier SEPA/XML, vous n'avez pas beaucoup d'actions à entreprendre. Toutes les données nécessaires sont disponibles et prêtes à être traitées grâce aux factures fournisseurs présentes dans votre espace Kolecto.
Qu’est-ce qu’un fichier de paiement SEPA SCT XML ?
Un fichier de paiement SEPA SCT XML, également appelé fichier SEPA ou fichier XML, est un fichier contenant des informations structurées au format standard SEPA XML. Il permet de transmettre des ordres de virement à l'ensemble des banques des pays de la zone SEPA.
Les informations nécessaire à la création du fichier XML depuis Kolecto
Raison sociale de l’entreprise émettrice ;
IBAN de l’entreprise émettrice ;
Date de paiement ;
Libellé bancaire global ;
Montant total du paiement ;
Pour chaque facture :
Raison sociale du fournisseur (bénéficiaire) ;
Montant de la transaction ;
IBAN du fournisseur ;
Libellé bancaire (pour le fournisseur).
Les pré-requis à l'utilisation du Fichier XML depuis Kolecto
Les coordonnées bancaires des fournisseurs doivent faire partie des pays SEPA ;
Le fournisseur sélectionné doit avoir un IBAN renseigné dans l'annuaire fournisseur ;
La facture doit être en EURO ;
Le plafond des virements est celui du compte bancaire que vous souhaitez utiliser ;
Le montant maximal pour un virement SEPA instantané est fixé à 100 000 euros.
Attention : vous ne devez pas modifier le fichier SEPA XML après l'avoir téléchargé.
Comment générer un fichier de paiement SEPA SCT XML depuis Kolecto ?
Générer un fichier de paiement SEPA SCT XML simplement et rapidement via Kolecto !
Étape 1 : Choisir vos factures
Cliquez sur "Achats" puis "Factures" ;
Sélectionnez, via la sélection multiple, plusieurs factures au statut "à payer" (uniquement en EURO et avec un IBAN enregistré dans votre annuaire fournisseurs);
Puis en bas, sélectionnez "Payer" ;
Cliquez, ensuite, sur "Fichier XML".
Étape 2 : Choisir le compte bancaire émetteur, la date de paiement et le libellé bancaire
Choix du compte bancaire émetteur
Le compte bancaire émetteur doit être un compte synchronisé à votre espace Kolecto ;
Le compte bancaire sélectionné sera celui vers lequel l'import du fichier sera fait pour enclencher les virements ;
Le compte bancaire sélectionné doit avoir un solde suffisant, vous serez prévenu si ce n'est pas le cas.
Sélection la date de paiement pour l’exécution du paiement
Par défaut, la date de paiement est la date du jour ;
Vous pouvez choisir une date de paiement effective, en revanche cela dépend de votre banque. Il faudra demander à votre établissement bancaire afin de savoir s'il est possible de planifier l'exécution d'un fichier SEPA XML ;
Tant que vous n'exportez pas le fichier, la date de paiement que vous avez sélectionné n’est pas transmise aux factures présentes dans le fichier SEPA XML.
Modification possible du libellé bancaire global qui s’affichera dans votre relevé bancaire
Il existe deux types de libellés que vous pouvez modifier depuis Kolecto ou depuis le fichier XML :
Libellé bancaire global (pour vous) : Par défaut, il se compose du type de fichier, de la raison sociale et de la date de paiement (XML_RAISONSOCIALE_DATEDEPAIEMENT). Ce libellé correspond à ce que vous verrez dans votre relevé bancaire.
Libellé du bénéficiaire (fournisseur) : Par défaut, il se compose du numéro de la facture, de votre raison sociale, puis du nom du bénéficiaire (FACT_NUMEROFACTURE_EMETTEUR_BENEFICIAIRE). Il est saisi pour chaque facture. Ce libellé correspond à ce que verra le bénéficiaire dans son relevé bancaire.
Le statut des factures fournisseurs payées par un fichier XML
Par défaut, après la génération du fichier XML, toutes les factures présentes dans le fichier passent au statut "Planifiée".
Toutefois, vous avez la possibilité de choisir différents statuts pour les factures du fichier XML :
Statut "Planifiée" (par défaut) : Si vous importez le fichier plus tard dans votre banque et que vous souhaitez différencier les factures non traitées de celles planifiées.
Statut "À payer" : Si vous importez le fichier plus tard et souhaitez laisser les factures au statut "À payer".
Statut "Payée" : Si vous importez directement le fichier XML et souhaitez marquer les factures comme payées.
Étape 3 : Vérification des données de paiement
Après avoir choisi la date, la banque et les libellés, vous allez devoir vérifier l'ensemble des informations :
Le montant total ;
La date de paiement ;
Le compte bancaire émetteur ;
Le libellé bancaire du virement ;
les différents montants ;
Le numéro des factures.
Étape 4 : La génération et le téléchargement du Fichier SEPA/XML
Confirmation de la connaissance liée à l'utilisation du paiement multiple
Avant de générer et de télécharger votre fichier SEPA/XML, vous devez cocher deux cases pour confirmer deux éléments importants lors de l'utilisation d'un fichier SEPA/XML depuis Kolecto :
J’ai compris que je dois transmettre le fichier SEPA XML à ma banque. Sans cela, le paiement ne sera pas déclenché.
J’ai compris que je ne dois pas modifier le fichier SEPA XML et que je dois m'assurer de le conserver en sécurité avant de l'importer dans ma banque.
Un message d'erreur apparaîtra si vous ne cochez pas les cases.
Téléchargement du fichier SEPA/XML
Une fois que vous avez terminé toutes les étapes, vous pourrez télécharger le fichier de paiement SEPA/XML, puis l'importer dans votre banque ou solution de paiement afin de lancer le règlement de l'ensemble des factures sélectionnées.
Cliquez simplement sur "Télécharger mon fichier XML". Si aucune erreur n'est détectée lors de la génération du fichier, le téléchargement se lance via votre navigateur, un message vous informe du succès du processus et vous êtes redirigé vers la dernière page consultée de votre compte Kolecto.
En revanche, si une erreur est détectée, un message d'erreur s'affiche et il faudra alors reprendre le parcours.