L'importation automatique de vos factures fournisseurs peut se faire via 2 chemins :
Le mail de collecte
Le portail fournisseurs.
À savoir, ces deux options sont disponibles sur le Module achats.
Pour les 2 cas, cliquez sur "Achats" puis "Factures".
Vous arrivez sur la page d'accueil du module, cliquez alors sur "Collecte automatique" :
Vous arrivez alors sur la page qui vous permet de choisir soit le mail de collecte, soit d'activer le portail fournisseur :
Cas n°1 : L'email de collecte
Kolecto fournit un email pour la collecte de vos factures fournisseurs.
L'email se compose du nom de votre entreprise ou de la raison sociale, si le nom de votre société change, l'email de collecte ne pourra pas être modifié.
Lorsque vous recevez une facture fournisseurs par email sur votre boite mail, il vous suffit de transférer cet email vers votre email de collecte Kolecto.
Les pièces jointes sont alors récupérées automatiquement et ajoutées dans votre espace Kolecto, au statut « À vérifier ».
Cette méthode vous permet de :
conserver l’historique dans votre boite mail
conserver le contenu de vos échanges avec vos fournisseurs,
Pour récupérer l'adresse email de collecte, allez dans "Paramètres" puis "Connectivité".
Remarque : la facture doit être en PDF et d'un poids maximum de 4Go.
En cas d'erreur lors de l'import de la facture : un mail vous est envoyé à partir de l’adresse [email protected] pour vous indiquer que la facture n’a pas été importée.
Cas n°2 : Le portail fournisseurs
Cliquez sur "activer", une page s'ouvre sur le portail fournisseurs, choisissez le fournisseur que vous souhaitez connecter :
Lorsque vous avez cliqué, par exemple sur TotalEnergies, vous devez donner mandat à notre partenaire afin de récupérer les factures :
Dès que vous avez accepté en cliquant sur "Je comprends", une page de connexion s'affiche. Entrez les identifiants de votre espace client, ici TotalEnergies, et cliquez sur "Connexion".
Les factures importées seront au statut "À vérifier".
Pour voir toutes les entreprises connectées, n'hésitez pas à consulter notre documentation "Quelles entreprises sont connectées au portail fournisseurs ?"
La connexion au portail fournisseurs permet d'importer toutes les factures disponibles.