Cette fonctionnalité vous permet d'identifier automatiquement les factures reçues ou importées en double afin d'éviter les erreurs comptables.
Comment fonctionne la détection des doublons ?
Pour détecter si deux factures sont identiques, Kolecto effectue une vérification sur l'ensemble de vos documents des 24 derniers mois (couvrant l’exercice comptable en cours et l’exercice précédent).
Le système se base sur la correspondance de 3 critères obligatoires et cumulatifs :
Le Numéro de la facture.
L'Identifiant du fournisseur (numéro SIREN).
L'Année de création de la facture.
Note : En l’absence d’un numéro SIREN sur une facture importée manuellement, Kolecto compare le champ Raison sociale de votre catalogue fournisseur avec le Nom du fournisseur reçu. Si les 3 critères ne correspondent pas tous simultanément, la facture n'est pas considérée comme un doublon et les documents sont conservés normalement.
Les règles de priorité : Qui l'emporte en cas de conflit ?
Lorsqu'un doublon est détecté, le système applique des règles automatiques pour déterminer quelle facture doit continuer son parcours.
Le statut le plus avancé gagne : Une facture déjà validée ou approuvée l’emporte toujours sur une facture au statut Reçu.
La facture électronique officielle (PA) gagne : À statut identique, la facture provenant d'une Plateforme Agréée est conservée par défaut, car elle détient la validité comptable et fiscale.
La première facture arrivée gagne : Entre deux factures importées manuellement avec un statut identique, c'est la plus ancienne qui reste. La plus récente passe en anomalie.
Comment traiter une facture au statut "Anomalie" ?
Lorsqu'une facture est identifiée comme un doublon, elle est bloquée. Vos options dépendent de la situation :
Cas 1 : Vous avez importé manuellement une facture au statut "Reçu" qui existe déjà (via PA ou déjà approuvée)
La facture manuelle au statut Reçu ne peut plus être validée dans le workflow.
Vous pouvez Supprimer la facture définitivement.
Vous pouvez la Convertir en avoir.
Vous pouvez Modifier les informations de la facture : si vous modifiez au moins l'une des trois informations clés (numéro de facture, SIREN fournisseur ou date de création), une nouvelle vérification automatique de doublon sera lancée.
Cas 2 : Une facture officielle (PA) arrive alors que vous aviez déjà approuvé une facture manuelle identique
La facture manuelle déjà approuvée ou plus avancée continue normalement son parcours.
La facture officielle (PA) reste bloquée au statut Reçu et ses informations ne sont pas modifiables.
Dans ce cas précis, le bouton d'action est désactivé. Vous pouvez simplement contacter le support.
Cas 3 : Vous avez importé deux fois manuellement la même facture au statut "Reçu"
La première facture importée reste normale et continue son traitement.
La deuxième facture importée passe en Anomalie et son bouton de validation est grisé. Vous pouvez la supprimer ou la convertir en avoir.
Chaque changement de statut lié à une anomalie est automatiquement enregistré dans l’historique d’activité de votre facture pour vous garantir un suivi transparent.