Cet article est en cours de mise à jour.
Un nouveau module Achats sera disponible pour les nouveaux clients à partir du 17 avril. Les clients ayant souscrit avant cette date auront accès à ce nouveau module dans les prochaines semaines et en seront informés par mail.
Pour centraliser vos dépenses, vous pouvez importer vos factures d'achat de deux manières différentes dans votre espace Kolecto.
Méthode 1 : Importer manuellement une facture depuis l'interface
Cette méthode vous permet de téléverser directement un fichier depuis votre ordinateur.
Rendez-vous dans l'onglet Achats puis cliquez sur Factures.
Cliquez sur le bouton Importer situé en haut à droite de votre écran.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Ajouter des fichiers.
Sélectionnez le fichier de votre facture sur votre ordinateur, puis cliquez sur Ouvrir.
Votre facture est alors importée et apparaît automatiquement dans votre liste de dépenses.
Méthode 2 : Importer automatiquement vos factures par e-mail
Si vous disposez du module complémentaire Achats, vous pouvez transférer vos factures directement par e-mail.
Rendez-vous dans le menu Paramètres en bas à gauche de votre écran.
Cliquez sur l'onglet Connectivité.
Faites défiler jusqu'à la section Achats.
Copiez l'adresse affichée sous l'encadré E-mail de collecte.
Transférez vos e-mails fournisseurs contenant des factures vers cette adresse de collecte.
Les factures en pièces jointes seront automatiquement extraites et ajoutées à votre espace de dépenses.
L'import manuel des factures est disponible à partir de Kolecto Essentiel. Les imports automatiques de factures sont disponibles sur le Module achats.
Une fenêtre en bas à droite de votre espace vous confirme les documents en cours d'import.
Vous trouverez les factures fournisseurs importées au statut "Reçu"
NB : La limite théorique d'import est de 75 factures par import. Nous vous conseillons d'importer un maximum de 50 factures par import afin de conserver une reconnaissance des textes optimum.
Vérification des factures importées
Toutes les factures importées - manuellement ou automatiquement - arrivent au statut "Reçu"
Au moment de l'import, des informations sont automatiquement associées à votre facture dans Kolecto. Vérifiez que ces informations sont correctes, modifiez ou complétez-les si besoin.
NB : Il n'est pas possible d'importer des devis existants.