Merci d'avoir choisi Kolecto ! Nous sommes ravis de vous accompagner dans votre gestion administrative et financière. Pour profiter pleinement de Kolecto, nous vous invitons à suivre ces 3 courtes étapes de paramétrage
Connexion de comptes bancaires
La première étape de paramétrage consiste à connecter votre compte bancaire à Kolecto.
Découvrez notre court tutoriel vidéo pour connecter vos comptes bancaires en toute simplicité (durée : <3 min)
Pourquoi connecter votre compte bancaire ?
Cela vous permet de :
Récupérer automatiquement vos flux entrants et sortants, pour une vision claire et agrégée de votre trésorerie.
Ajouter vos coordonnées bancaires sur vos factures, pour que vos clients puissent vous régler rapidement et facilement.
Payer vos factures fournisseurs depuis Kolecto, pour gagner du temps en centralisant vos paiements.
Procéder au rapprochement bancaire, pour simplifier votre suivi en associant automatiquement vos transactions bancaires à vos factures et devis.
Comment connecter votre compte à Kolecto ?
Accédez à l’Accueil et cliquez sur Connecter un compte.
Une page de présentation de notre partenaire s’affiche : nous travaillons avec Bridge, un service agréé par l’ACPR et la Banque de France, garantissant sécurité et confidentialité de vos données.
Cliquez sur Continuer puis sélectionnez votre banque.
Saisissez vos identifiants bancaires : Ils ne sont ni collectés ni conservés par Kolecto, ils servent uniquement à établir une liaison sécurisée.
Une fois vos informations validées, choisissez le ou les comptes que vous souhaitez connecter (plusieurs devises sont prises en charge).
Lorsque le compte est sélectionné, la connexion est réalisée et vous verrez apparaître ce compte dans votre espace Kolecto.
Kolecto peut se connecter à de nombreuses banques. En tant que filiale du Crédit Agricole, Kolecto applique des normes de sécurité strictes, identiques à celles de la banque, pour protéger vos données et respecter la réglementation en vigueur.
Création de devis et factures de vente
Une deuxième étape peut ensuite être de créer vos premiers devis et factures :
Découvrez notre tutoriel pour créer vos devis et factures simplement dans Kolecto (durée : 3 min)
Paramétrer vos factures sur Kolecto
Renseignez vos informations dans Paramètres → Mon entreprise
Ajoutez votre email et votre numéro de téléphone qui apparaîtront sur vos factures.
Complétez vos modalités de facturation (TVA, mentions particulières, informations supplémentaires).
À la fin de la page, cliquez sur Enregistrer.
Personnalisez vos documents
Dans la rubrique Personnalisation, importez votre logo et modifiez la couleur de vos factures.
Un aperçu vous permet de visualiser le rendu final avant d’enregistrer.
Connectivité
Si vous souscrivez au Module ventes, vous pouvez connecter votre adresse email professionnelle.
Ainsi, vos factures et devis seront envoyés directement depuis votre adresse (plutôt que depuis une adresse générique).
Créer un devis ou une facture
Dans l’onglet Vente, rendez-vous dans la section Devis pour créer un nouveau devis :
Sélectionnez un client, ajoutez un produit et renseignez les détails.
Vous verrez à droite un récapitulatif reprenant vos informations de facturation.
Validez le devis : vous pourrez l’envoyer par email depuis Kolecto ou générer une facture à partir de celui-ci si vous avez souscrit au Module ventes.
Pour créer une facture directe (non liée à un devis), le processus est identique : sélection du client et du produit, puis validation.
Envoi et conformité
Dès que vous validez une facture, celle-ci est enregistrée pour des raisons de conformité comptable.
Vous pouvez l’envoyer depuis Kolecto, avec votre adresse email professionnelle (si configurée via l’onglet Vente).
Vous pouvez également créer et gérer devis/factures directement depuis l’application Kolecto (iOS/Android).
Import de factures d'achat
Découvrez dans cette troisième vidéo comment importer vos factures d'achat en quelques clics (durée : 3 min)
Utiliser le menu « Achat » sur Kolecto
Importer vos factures
Dans le menu de gauche, allez dans Achat → Facture.
Cliquez sur Importer (onglet « Achat ») pour charger les factures dont vous disposez.
Celles-ci apparaîtront dans la section À vérifier (colonne de gauche).
Kolecto extrait automatiquement les informations (montant, TVA, etc.), que vous pouvez alors confirmer et valider ou modifier.
Valider et payer vos factures
Après avoir vérifié les données, cliquez sur Valider, puis Passer au paiement.
Si vous avez souscrit à Kolecto Essentiel, vous pourrez déclarer un paiement (par carte bancaire, virement ou prélèvement).
Si vous avez opté pour le Module achats, vous pourrez :
Déclarer un paiement manuellement, comme dans Kolecto Essentiel.
Payer la facture directement depuis Kolecto (virement simple, programmé ou groupé).
Sélectionner l’email du fournisseur, le compte bancaire, la date de paiement, puis cliquer sur Payer maintenant ou Planifier le paiement.
Activer la collecte automatique et le portail fournisseur
En choisissant le Module achats, cliquez sur Collecte automatique (Paramètres → Connectivité) pour obtenir un email de collecte.
Partagez cet email avec vos fournisseurs : ils pourront y envoyer leurs factures, qui arriveront automatiquement dans À vérifier.
Vous pouvez également configurer le Portail Fournisseur, où vous rattachez vos fournisseurs (téléphonie, énergie, etc.) afin que leurs factures soient importées automatiquement (disponible sur le Module achats)
Gérer votre liste de fournisseurs
Dans l’onglet Achats → Factures, vous pouvez accéder à la liste de vos fournisseurs.
Tous les fournisseurs avec lesquels vous travaillez y apparaîtront.
Photographier vos factures avec l’app Kolecto
Sur iOS ou Android, l’application Kolecto vous permet de prendre en photo vos factures d’achat.
Celles-ci se synchroniseront automatiquement dans l’onglet Achats → Factures, section À vérifier.
En résumé : Le paramétrage et l’utilisation du menu Achats sur Kolecto vous permettent de centraliser, valider et payer toutes vos factures, tout en restant conforme à la future réforme de la facturation électronique.