L’imputation comptable sur Kolecto permet de générer semi-automatiquement les écritures comptables de vos factures d’achats et de ventes, prêtes à être exportées vers votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez affecter les bons comptes comptables (charges, produits, TVA, fournisseurs, clients) à chaque facture et ainsi éviter la double saisie.
La fonctionnalité est disponible sur les offres TPE et PME (y compris le module Essentiel).
Elle n'est en revanche pas disponible sur les offres "Indépendants" et "Créateurs".
Les utilisateurs qui ont un accès complet (en édition) peuvent utiliser cette fonctionnalité, ce sont ceux ayant un statut :
AdminGestionnaire financierGestionnaire administratifExpert comptable
Le menu Comptabilité est disponible avec 3 pages :
Plan comptable : consulter et personnaliser les comptes.
Imputation : traiter les factures à imputer.
Export : exporter les écritures comptables
Comment effectuer l'imputation sur vos factures
Cliquez sur la page "imputation" dans l'onglet Comptabilité
L'imputation sera possible sur les Factures créées ou importées après avril 2025 et validées (cela ne sera pas possible pour les factures avec statut “Brouillon” ou "À vérifier").
De même, si une facture repasse en statut "À vérifier", elle disparaîtra du tableau et ses imputations sont perdues.
Par défaut, les comptes suivants sont proposés sur vos factures :
⚠️ Un compte auxiliaire ajouté, ne pourra pas ensuite être supprimé dans Kolecto.
ℹ️ Ces comptes correspondent au "compte de tiers" (client ou fournisseur), désormais modifiable directement depuis l’écran d’imputation.
🗒️ Sur les factures d’achat importées :
Fournisseur : 401000
Charge : 471000 Compte d’attente
TVA : 445660 TVA sur autres biens et services
🗒️ Sur les factures de vente :
Importées :
Client : 411000
Produit : 471000 Compte d’attente
TVA : 445710 TVA collectée
Créées sur Kolecto :
Client : 411000
Produit : 701000 (produits) ou 706000 (services)
TVA : 445710 TVA collectée
Vous pouvez modifier directement sur la facture le compte de tiers, ainsi que les comptes de charges, produits et TVA, ou utiliser le paramétrage via :
la Fiche fournisseur : compte fournisseur + compte de charge favori.
la Fiche client : compte client par défaut.
la Fiche produit/service : compte de produit ou service par défaut.
Il est également possible d’ajouter plusieurs comptes de charge différents par facture ou plusieurs comptes de TVA (si plusieurs taux de TVA sont appliqués)
💡Le compte de tiers (client ou fournisseur) est modifiable directement lors de l’imputation d’une facture, sans passer par la fiche client ou fournisseur.
Les libellés des écritures comptables
Kolecto génère automatiquement le libellé, néanmoins celui-ci est modifiable manuellement sur chaque facture si vous le souhaitez.
Exemple : {Nom du tiers} {N° de facture} {Date au format AAAAMMJJ}
Peut-on imputer les avoirs ?
✅ Oui, Kolecto gère les imputations d’avoirs et inverse automatiquement les écritures (Débit <=> Crédit) lors de l’export.
Comptes personnalisés via FEC et imputations automatiques
ℹ️ Lorsque vous importez un FEC, Kolecto utilise strictement les comptes présents dans votre fichier.
Par exemple, si votre FEC contient un compte 41100000 (8 chiffres) :
ce compte devient la référence principale
l’ancien compte 411000 (6 chiffres) est automatiquement archivé et invisible
les imputations automatiques utilisent le compte à 8 chiffres
les exports comptables restent compatibles avec votre logiciel
TVA autoliquidée dans Kolecto
Dans Kolecto, nous proposons le bouton Convertir en TVA autoliquidée qui n’est pas un compte de TVA mais qui permet de générer automatiquement une écriture comptable particulière qui s’appuie sur plusieurs comptes de TVA.
État initial de la facture
Lorsque vous importez une facture sans TVA :
la TVA est à 0 € ou non renseignée
un compte de charge par défaut est proposé :
471000 — Compte d’attente
ℹ️ Le compte d’attente est un compte temporaire utilisé lorsque Kolecto ne peut pas déterminer automatiquement le bon compte de charge. Cela signifie que la facture est bien enregistrée, mais qu’une action est encore nécessaire.
Fonctionnement du bouton "Convertir en TVA autoliquidée"
Le bouton apparaît si la TVA est à 0 € ou non indiquée dans la facture.
👉 Si votre facture est concernée par l’autoliquidation, utilisez ce bouton.
Que se passe-t-il après le clic ?
Après conversion, deux lignes de TVA apparaissent :
445662 — TVA déductible intracommunautaire
445200 — TVA due intracommunautaire
👉 Concrètement :
une ligne correspond à la TVA que vous déclarez l’autre correspond à la TVA que vous récupérez
Les deux montants sont identiques : la TVA est donc neutre pour votre entreprise.
Après avoir cliqué sur Convertir en TVA autoliquidée :
Kolecto calcule automatiquement le montant de TVA
les comptes de TVA sont ajoutés à l’imputation
les montants sont renseignés automatiquement
Calcul de la TVA
Les champs “Montant” sont remplis via la formule suivante :
Montant de la TVA = Prix HT × (taux / 100)
Exemple :
Si le prix HT est de 100 € avec un taux de 20 % :
Montant de la TVA = 20 €
État après validation de l’imputation
Après validation :
les comptes de TVA sont intégrés dans l’imputation de la facture
les montants sont pris en compte dans les écritures comptables
l’écriture est prête à être exportée
Bon à savoir
Vous pouvez modifier les comptes selon votre plan comptable
L’écriture générée est automatiquement équilibrée
La TVA est correctement déclarée en collectée et déductible