Depuis votre espace Kolecto, selon le rôle et les accès attribués par l'administrateur, vous avez la possibilité d'exporter vos documents, autrement dit, toute votre pré-comptabilité disponible sur l'outil.
L'export comptable se compose de:
vos factures clients (sauf les factures au statut "Brouillon")
vos factures fournisseurs (sauf factures au statut "Boîte de réception")
vos transactions bancaires
vos écritures comptables (journaux d'achats et de vente)
tout autre justificatif ajouté à vos transactions (ticket de caisse, bon de commande...)
Pour cela :
Cliquez sur l’onglet « Comptabilité » puis « Export » ;
Puis sur « nouvel export » ;
Ensuite, sélectionnez la période qui vous convient ; et cliquez sur "suivant" ;
Sélectionnez les catégories que vous souhaitez exporter : factures fournisseurs, factures clients, transactions bancaires, autres justificatifs, écritures comptables ; puis cliquez sur "Exporter les données"
Ici, une alerte vous prévient si des documents ont déjà été exportés : décidez ou non d'exporter uniquement les nouveaux justificatifs ou de tout réexporter, puis cliquez sur "confirmer l'export":
Les documents seront exportés dans un fichier .ZIP et disponibles dans les différents formats cités ci-dessous :
PDF = téléchargement d'un dossier avec toutes les factures en format PDF
CSV = envoi d'un fichier au format CSV (le plus souvent utilisé par les comptables), comprenant toutes les informations des factures (numéro, montant HT/TVA/TTC, date et moyen de règlement...)
XLSX = envoi d'un fichier au format Excel reprenant les mêmes informations sur le format CSV.
💡Vos commentaires sur les factures d'achat et de vente, ainsi que dans les transactions sont disponibles dans une colonne dédiée de vos exports (.csv/.xlsx) – afin qu'ils soient visibles pour votre comptable ou expert-comptable.
À la dernière étape, vous pouvez "Télécharger" l'export qui arrivera dans vos téléchargements pour le transmettre à votre expert-comptable depuis votre boîte mail.
Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, vous pouvez nous écrire à [email protected].