Grâce à cette intégration, vous pouvez automatiquement transmettre vos écritures comptables d’achats et de ventes ainsi que les PDFs liés depuis Kolecto vers le logiciel Inqom, via une connexion sécurisée par API.

⚠️ Avant de commencer, assurez-vous que le plan comptable utilisé dans Kolecto est strictement identique à celui de votre logiciel Inqom.

Pour cela, exportez votre plan comptable depuis Inqom au format FEC, puis importez-le dans Kolecto depuis la page « Plan comptable ».

🔗 Étapes à réaliser dans Kolecto

Connecter Inqom à Kolecto

1.Depuis la page Export (module « Comptabilité »), cliquez sur « Connecter ».

2.Sélectionnez le logiciel Inqom, puis cliquez sur « Se connecter ».

3.Sur l’interface Chift (notre partenaire sécurisé):

Sélectionnez l'Accounting Folder : Kolecto
Puis cliquez sur Submit

4. Une fenêtre vous confirme la connexion en cours, et vous invite à retourner sur Kolecto pour finaliser la configuration de vos journaux d'achat et de vente.

Configurer la transmission des écritures

1.Sélectionnez les journaux d’achat et de vente dans lesquels vous souhaitez envoyer vos écritures depuis Kolecto vers Inqom

2.Validez en cliquant sur « Terminer la configuration ».

📤 Comment sont transmises les écritures ?

Depuis la page « Export » > onglet « Comptabilité », cliquez sur « Transmettre ».

Puis rafraichissez votre vue sur la page Inqom.
Les données exportées depuis Kolecto apparaissent dans les "lignes non vues".

Seules les écritures comptables au statut « Imputées » seront transmises automatiquement dans Inqom.

⚙️ Modifier vos paramètres de connexion

Pour modifier les paramètres de connexion, déconnectez Inqom, puis recommencez la procédure de connexion décrite ci-dessus.

ℹ️ À savoir

Les modifications effectuées dans Inqom ne sont pas répercutées dans Kolecto
Les notes de frais et bulletins de salaire ne sont pas transmis à Inqom
Les transactions bancaires ne sont pas exportées

Vous pouvez à tout moment télécharger vos écritures et justificatifs PDF depuis la page « Export » en cliquant sur « Télécharger ».

💡 Tutoriel : Importer un FEC avec pièces jointes de Kolecto vers Inqom

Ce guide vous explique comment transférer vos écritures comptables depuis Kolecto vers Inqom tout en conservant le lien automatique avec vos justificatifs (factures PDF).

Prérequis

Avoir accès à votre compte Kolecto .
Avoir un dossier client configuré sur Inqom.

Étape 1️⃣ Exportation des données depuis Kolecto

Connectez-vous à Kolecto et allez dans l'onglet Comptabilité (ou Export selon votre version).
Cliquez sur Nouvel Export.
Sélectionnez la période souhaitée (ex: mois précédent ou exercice complet).
Cochez les éléments à inclure : Factures fournisseurs, Factures clients et surtout Écritures comptables.
Validez l'exportation. Kolecto va générer un fichier .ZIP.
Téléchargez et dézippez ce fichier sur votre ordinateur. Vous y trouverez :
- Le fichier FEC (souvent au format .txt ou .csv).
- Un dossier contenant toutes les pièces justificatives en PDF.

Étape 2️⃣ : Préparation du fichier FEC pour Inqom

Pour qu'Inqom puisse lier automatiquement les images aux écritures, le fichier FEC doit contenir une colonne spécifique.

Ouvrez votre fichier FEC avec un tableur (Excel ou LibreOffice).
Allez tout à la fin de la ligne d'en-tête et ajoutez une nouvelle colonne nommée exactement : PieceREF
Dans cette colonne, assurez-vous que le nom du fichier PDF correspondant (ex: facture_123.pdf) est indiqué sur la ligne de l'écriture comptable (souvent la ligne du compte de charge ou du compte de tiers).
- Note : Kolecto pré-remplit généralement cette information ou fournit un fichier de correspondance.
Enregistrez le fichier au format .txt

Étape 3️⃣ : Importation des pièces justificatives dans Inqom

Avant d'importer les écritures, il faut que les images soient présentes dans la base de données d'Inqom.

Sur Inqom, rendez-vous dans le dossier client, onglet Pièces.
Utilisez l'encart de dépôt (souvent nommé "Autres") pour glisser-déposer l'ensemble des fichiers PDF extraits du ZIP de Kolecto.
À ce stade, les pièces apparaîtront avec le statut "À revoir". C'est normal, elles ne sont pas encore reliées à une écriture.

Étape 4️⃣ : Importation du fichier FEC

C'est cette étape qui va lier vos écritures et vos documents.

Cliquez sur l'icône Import (le nuage en haut à droite) dans Inqom.
Sélectionnez votre fichier FEC préparé à l'étape 2.
Dans les options d'import :
- Choisissez l'exercice correspondant.
- Cochez la case "FEC temporaire" si le fichier ne provient pas d'une clôture définitive.
Lancez l'analyse, puis cliquez sur Importer si aucun message d'erreur bloquant n'apparaît.

Étape 5️⃣ : Vérification de la liaison

Une fois l'import terminé :

Retournez dans l'onglet Pièces.
Vous constaterez que les documents sont passés au statut "Fait" (icône verte).
Allez dans le Journal ou le Grand Livre : en cliquant sur une écriture, vous devriez voir le PDF de la facture s'afficher directement dans le panneau latéral de droite.

Astuce : Si certaines pièces restent en "À revoir", vérifiez que le nom écrit dans la colonne PieceRef de votre FEC correspond exactement au nom du fichier PDF téléchargé (attention aux espaces ou aux extensions .pdf/.PDF).