De nombreux professionnels se posent des questions sur la justification bancaire : pourquoi et comment la réaliser ?
Qu'est-ce que la justification bancaire ?
En définition, elle consiste à associer les transactions de vos relevés bancaires à vos factures de ventes ou d'achats.
La justification bancaire n'est pas obligatoire, cependant elle permet un meilleur suivi des finances de votre entreprise et à terme cela permet un gain de temps dans votre pré-comptabilité.
Pour plus de détails, n'hésitez pas à lire ou relire notre article "Pourquoi justifier une transaction ?".
Justifier 1 transaction à 1 facture
Pour commencer, il faut savoir que la justification bancaire se base sur les justificatifs présents dans votre espace Kolecto, ce sont les factures clients et les factures fournisseurs que vous avez créées ou importées.
⚠️Votre compte bancaire doit également être synchronisé à votre espace Kolecto.
Sur la page d'accueil, cliquez sur "Transactions". Vous y trouverez :
Votre relevé bancaire
Les transactions à justifier
Remarque : Vous ne pourrez pas justifier des transactions avec des factures d'achats en statut "A vérifier" ou des factures de ventes en "Brouillons". Les factures doivent être validées avant de pouvoir être utiliser comme justificatifs
Pour chaque dépense ou entrée sur votre compte, une ligne de transaction apparaîtra et se mettra à jour automatiquement chaque matin.
Comment justifier ?
Rendez-vous dans l'onglet "A justifier" puis cliquez sur la transaction à justifier.
Si le logiciel détecte une facture associée dans Kolecto, une suggestion apparaîtra comme ci-dessous :
Cliquez sur l'icône de l'oeil 👁️ pour visualiser la facture.
Si cette facture correspond bien à la transaction, cliquez sur l'icône "valider" ✅
Enfin, indiquez un commentaire (optionnel) puis sur le bouton "marquer comme justifiée" :
Justifier une facture perdue
Dans le cas où vous auriez perdu un justificatif, cliquez sur le bouton "perdu" :
Aucune facture n'est requise
Cliquez sur le bouton "facultatif".
Il peut s'agir de transactions telles que des commissions bancaires, l'URSAFF, les prélèvements d'assurance...
Une fenêtre d'information s'affichera selon la situation choisie vous donnant les bonnes pratiques à suivre pour vous assurer que votre comptabilité soit à jour.
Justifier plusieurs factures à 1 transaction
Il est possible qu'une transaction soit associée à plusieurs factures. Par exemple, vous faites un virement auprès de votre fournisseur regroupant plusieurs factures d'achat.
Pour cela, faites une recherche dans la barre de recherche (par nom du fournisseur par exemple), et sélectionnez les factures correspondantes. Au fur et à mesure que vous sélectionnez les fournisseurs, le montant restant à justifier (encadré en rouge ci-dessous) se mettra à jour :
Si vous souhaitez justifier partiellement une facture, vous aurez une barre de progression qui apparaitra à côté du solde restant à justifier après avoir choisi la première facture justificative. Une fois validée, la transaction apparaitra au statut "partiellement" pour dire que sa justification n'est pas encore complète.
Justifier plusieurs transactions avec 1 facture
Vous avez également la possibilité d'utiliser la même facture pour justifier plusieurs transactions. Pour cela, il suffit de la rechercher dans la barre de recherche et suivre la procédure comme expliquée ci-dessus.
💡 N'hésitez pas à ajouter des commentaires qui vont aideront à faire un meilleur suivi comptable.
Retrouver les transactions justifiées
Vous retrouverez toutes les lignes de transactions bancaires dans l'onglet "Toutes les transactions" avec le statut précisé à droite. Vous y trouverez un filtre "statut" pour retrouver les transactions selon les 5 statuts proposés.
Vous avez toujours la possibilité de modifier ce que vous avez associé, pour savoir comment, n'hésitez pas à lire ou relire notre article "Comment réinitialiser la justification d'une transaction ?"