Cette fonctionnalité de suggestion intelligente est disponible à partir du Module Essentiel (indépendant, TPE, ou PME).
Kolecto simplifie la justification de vos transactions en suggérant automatiquement des factures à associer à chaque transaction en attente de justification. Mais comment cela fonctionne-t-il ?.
Pour commencer, il faut savoir que la justification bancaire se base sur les justificatifs présents dans votre espace Kolecto, ce sont les factures clients et les factures fournisseurs que vous avez créées ou importées qui seront liées à vos transactions bancaires.
Par conséquent, votre compte bancaire doit également être connecté à votre espace Kolecto pour profiter de cette fonctionnalité.
Lorsque vous justifiez vos transactions, depuis Kolecto, des suggestions vous sont proposées afin de faciliter la recherche des justificatifs.
Les suggestions de justificatifs se basent sur les règles suivantes :
Le type de facture (fournisseurs ou clients) par rapport au type de transactions (débit ou crédit) ;
Le nom du fournisseur ou du client par rapport au nom écrit dans la transaction bancaire ;
Le numéro de la facture ou le nom de la facture par rapport au libellé bancaire (si l'une de ces données est précisée dans la transaction);
Les dates d'échéances des factures par rapport à la date des transactions.
Si aucune de ces règles n'a pu s'appliquer, dans ce cas, il n'y aura pas de suggestion de justificatif.
💡À savoir pour bénéficier de la justification :
La facture doit être validée pour bénéficier des suggestions.
Un débit peut être justifié par une facture fournisseur ou d'autres documents tel que des tickets de caisse, des devis fournisseurs signés, des amendes, etc
Un crédit ne peut correspondre qu'à une facture client
Si vous ajoutez une ou plusieurs factures dont le montant total dépasse celui de la transaction, une alerte s'affiche dans un encadré jaune pour vous signaler un risque d’erreur.
Également, si vous fermez la fenêtre (en cliquant sur la croix ou à l’extérieur), sans valider la justification alors que le montant total des factures liées est égal ou supérieur à celui de la transaction, une pop-up s’ouvre automatiquement et vous propose de marquer la transaction comme justifiée.
