Une facture d'avoir, parfois appelée note de crédit, est un document comptable émis à un client dans le but de rectifier une erreur ou effectuer un ajustement nécessaire sur une facture déjà établie.
Son objectif est de corriger le solde comptable en annulant ou en ajustant les montants enregistrés dans la comptabilité.
Remarque : la loi anti-fraude à la TVA de 2018 interdit de supprimer ou de modifier une facture une fois qu'elle a été enregistrée. Ainsi, toute facture manquante est considérée comme un délit de fraude fiscale.
Pourquoi créer une facture d'avoir ?
La création d'une facture d'avoir est nécessaire dans divers cas, principalement pour :
Corriger une erreur de facturation, telle qu'une double facturation, un trop-perçu ou des erreurs dans les mentions d'une facture client.
Dans ce cas, la facture erronée doit tout de même être passée en "Payée", et non "Annulée".
Effectuer un remboursement suite à une réclamation ou lorsque le client fait usage de son droit de rétractation.
Faire face à l'indisponibilité d'un produit.
Il est essentiel que la facture d'avoir respecte les mêmes règles qu'une facture classique et contienne les mêmes mentions obligatoires.
Comment créer une facture d'avoir sur Kolecto ?
Avec Kolecto, générer une facture d'avoir est rapide et facile !
Cliquez dans le menu à gauche sur "Ventes" puis "Factures" :
Cliquez sur la facture pour laquelle vous souhaitez créer une facture d'avoir
Attention : vous pouvez créer une facture d'avoir uniquement pour les factures créés depuis Kolecto aux statuts : "À envoyer", "Envoyée", "En retard" et "Encaissée".
Une fenêtre avec la facture en pré-visualisation s'ouvre, en haut à droite, cliquez sur "Créer une facture d'avoir" :
Une page de brouillon s'ouvre s'intitulant "facture d'avoir" est automatiquement créée, reprenant toutes les informations de la facture originale.
Deux choix s'offrent à vous :Vous pouvez créer une facture d'avoir reprenant à 100% les informations initiales de la facture. Cette solution est utile lorsqu'une livraison n'a pas été acceptée/reçue par exemple.
Vous pouvez aussi la modifier en ajustant les produits/quantités/prix... Cette solution est utile si des produits défectueux ont été livrés et doivent être remboursés.
Par défaut, la date d'émission de la facture est la date du jour
Dans le champ "Autres informations", la facture d'avoir indique la référence de la facture d'origine.
Dans Kolecto, la numérotation des factures d'avoir commence par défaut par la lettre "A". Vous pouvez cependant la modifier directement sur la facture d'avoir.
Une fois les informations correctement saisies, vous pouvez valider la facture d'avoir.
Une facture d'avoir validée passe automatiquement au statut "à envoyer" et ne sera plus modifiable.
Contrairement aux factures clients, le statut de la facture sera bien identifié comme "Avoir" afin de bien les identifier.
Vous pourrez ensuite gérer cette facture comme une facture client, en la déplaçant dans le processus de vente : "À envoyer", "Envoyée", "En retard" ou "Encaissée/Imputée".
Remarque : Une fois qu'une facture client est validée et qu'elle se trouve dans la catégorie "À envoyer" ou dans une étape ultérieure, vous ne pouvez plus la supprimer. Dans ce cas, si nécessaire, il est recommandé de créer une facture d'avoir pour annuler la transaction. Une fois cela fait, vous pouvez ensuite émettre une nouvelle facture si besoin.
Créer plusieurs avoirs sur une facture (multi-avoirs)
Il est possible de créer une ou plusieurs factures d'avoir sur une facture, à condition de ne pas dépasser le montant TTC total de cette dernière.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile en cas d'erreur lors de l'édition de la facture d’avoir ou si votre client vous demande plusieurs remboursements différés.
Pour cela, voici la marche à suivre :
1.Retournez sur votre facture, puis cliquez sur « Informations » — vous y trouverez l’historique des avoirs créés.
2.Cliquez sur le bouton « Créer une facture d’avoir » — ce bouton reste actif tant que le montant total TTC de la facture n’a pas été intégralement imputé.
3.Lorsque vous accédez à la facture d’avoir, un encadré indique le montant restant possible à générer. Il est impossible de générer un avoir supérieur au montant TTC restant (un message d’erreur s’affichera si vous tentez de le faire)
4.Remplissez les informations relatives aux produits/services et à leur montant, puis validez la facture d’avoir.
Remarque: Il n’est pas possible de générer plusieurs factures d'avoir sur les factures d’acompte et de solde.