-Nouveaux inscrits (à partir du 11 juin) : Vous bénéficiez automatiquement du nouveau module Ventes.
-Utilisateurs existants : Votre migration vers ce nouveau module se fera de manière progressive.
Vous souhaitez personnaliser les emails envoyés avec vos factures et devis ? Voici comment créer et utiliser un modèle d’email d’envoi dans Kolecto.
Les modèles d’envoi préremplissent l’objet et le corps du message sur les pages Envoyer la facture et Envoyer le devis.
Remarque : pour les relances de factures impayées, consulter l’article « Comment relancer mes clients sur Kolecto ? »
Bon à savoir
Avec le Module ventes, connecter une adresse Gmail ou Outlook permet d’envoyer les emails depuis votre adresse professionnelle plutôt que depuis l’adresse générique Kolecto.
Voir l’article « Connecter mon adresse Gmail ou Outlook avec Kolecto ».
Accéder aux modèles d’email d’envoi
Accéder à Paramètres.
Ouvrir la section Emails
Repérer les modèles de type envoi
Créer un modèle d’e-mail
Cliquer sur Créer un modèle ou ouvrir un modèle existant.
Renseigner le nom du modèle (ex. « Envoi facture standard », « Envoi devis »).
Sélectionnez ensuite le type de document concerné :
Devis
Facture
Avoir
Puis choisissez le type d'e-mail :
Envoi de document : utilisé lors de l'envoi d'un devis, d'une facture ou d'un avoir.
Rappel avant échéance : envoyé avant la date d'échéance d'une facture.
Relance : utilisé pour relancer un client après l'échéance.
Rédiger l’objet et le message :
maximum 600 caractères (espaces compris) ;
les liens internet (http ou https) ne sont pas autorisés dans le corps du message.
Enregistrer.
Personnaliser votre e-mail avec les variables
Pour éviter de saisir certaines informations à la main, vous pouvez insérer des variables dans votre e-mail.
Il suffit de cliquer sur l'une des variables proposées pour l'ajouter à votre message.
Lors de l'envoi, elle sera automatiquement remplacée par l'information correspondante.
Définir le modèle par défaut
Si vous souhaitez utiliser ce modèle automatiquement lors de l'envoi de vos documents, cochez Définir comme modèle par défaut.
Vous pourrez modifier ce choix à tout moment.
Utiliser un modèle lors d’un envoi
Pour une facture
Ouvrir la page Envoyer la facture (après validation ou via Envoyer par email sur la fiche).
Sélectionner le modèle dans le champ À partir d’un modèle.
Ajuster l’objet ou le message si besoin.
Cliquer sur Envoyer la facture.
Pour un devis
Même procédure sur la page Envoyer le devis, avec le bouton Envoyer le devis.
