Kolecto permet aux utilisateurs de gérer les comptes bancaires d’une société, même s’ils ne sont pas le représentant légal.
Toutefois, pour garantir la conformité aux règles internes de l’entreprise et aux exigences bancaires, une autorisation formelle est requise.
Voici les étapes à suivre pour obtenir les accès nécessaires :
1- Obtenir une autorisation formelle
Avant d’accéder aux comptes bancaires d’une société sur Kolecto, l’utilisateur doit fournir les documents suivants :
Un pouvoir signé du représentant légal, l’autorisant à gérer, pour une période limitée dans le temps, les comptes de la société sur Kolecto Téléchargeable ICI.
Une copie de la CNI (Carte Nationale d’Identité) de l’utilisateur qui recevra les accès.
Une copie de la CNI du représentant légal accordant ce pouvoir.
Un extrait K-bis de moins de 3 mois de la société concernée, permettant de vérifier l’identité du représentant légal.
2 : Soumettre les documents
Une fois ces documents réunis, l’utilisateur doit les transmettre à son expert Kolecto. Cette étape garantit que l’ensemble des accès et des opérations financières seront réalisés en toute conformité.
3- Validation et activation des accès
L’équipe Kolecto examine les documents et vérifie leur conformité. Une fois validés :
L’utilisateur reçoit une confirmation d’accès aux comptes bancaires de la société.
Il peut alors gérer les opérations autorisées sur Kolecto, conformément aux conditions générales d'utilisation et de vente de Kolecto.
4- Suivi et mise à jour des autorisations
Il est recommandé de vérifier régulièrement les accès accordés et de mettre à jour les documents en cas de modification (changement de représentant légal, mise à jour du K-bis, etc.).
5- Fin du mandat et cessation des accès
Lorsque l’autorisation arrive à échéance ou que l’utilisateur ne souhaite plus gérer les comptes bancaires de la société, les accès doivent être révoqués. Voici les règles à suivre :
Expiration du pouvoir : Lorsque le document d’autorisation arrive à terme, l’accès est automatiquement désactivé à moins qu’un nouveau pouvoir signé ne soit fourni.
Révocation anticipée : Le représentant légal peut demander à tout moment la suppression des accès accordés à l’utilisateur en informant Kolecto.
Mise à jour des autorisations : En cas de changement de représentant légal ou de modification de la structure de l’entreprise, une nouvelle validation des accès sera requise.
Suppression des accès dans Kolecto : Une fois la demande de suppression actée, l’utilisateur ne pourra plus effectuer d’opérations sur les comptes de la société via Kolecto.