Découvrez comment gérer simplement vos différentes sociétés grâce à un seul compte Kolecto que ce soit sur l'application web ou mobile !
Cette fonctionnalité est incluse dès le module Indépendant Essentiel, mais nécessite d'être sur l'une de nos offres en vigueur depuis le 15/01/2025. Si vous souhaitez passer sur une offre éligible au multi-sociétés, contacter nos équipes commerciales ou expérience client qui pourront vous conseiller sur l'une d'elles.
1. Dans quel cas le multi-sociétés via Kolecto répond à votre besoin ?
Plusieurs sociétés au sens strict (plusieurs SIREN)
Cas typique : vous avez des sociétés juridiques distinctes (SARL, SAS, SCI, etc.).
Pour chacune, vous créez un espace Kolecto séparé, administré par la même « société administratrice Kolecto ».
Vous gérez la facturation, la banque, les achats/ventes et les accès utilisateurs selon l’entité.
Un seul SIREN, plusieurs établissements (plusieurs SIRET)
Si vous souhaitez gérer chaque établissement comme une entité autonome (différents responsables ou accès distincts, comptabilité séparée, etc.), vous pouvez activer le Multi-société et configurer chaque établissement en « société » séparée (bien que juridiquement il s’agisse d’un seul SIREN).
Si en revanche la gestion est très centralisée et vous n’avez pas besoin de distinguer accès ou comptabilité par point de vente, il peut être plus simple de rester sur une seule société dans Kolecto.
Besoin de vue bancaire globale uniquement
Pour certains, la principale envie est de voir tous les comptes bancaires dans un même espace.
S’il n’existe pas de nécessité de distinguer droits d’accès ou comptabilités par entité, connecter différents comptes bancaires (même de sociétés distinctes) sur un seul espace peut être une option.
Toutefois, dès lors que l’on doit attribuer des rôles distincts ou créer des factures propres à chaque entité, le Multi-société devient indispensable.
2. Activer la gestion multi-sociétés
💡Prérequis : Nous vous conseillons de créer le compte Kolecto avec l'identifiant principal administrateur, en effet, celui-ci aura accès à toutes les entités par défaut, et il sera complexe de le modifier par la suite.
Le compte multi-sociétés de Kolecto vous permet de gérer toutes vos sociétés avec un seul identifiant.
Pour activer la fonctionnalité, rendez-vous dans le menu "Paramètres", puis "Forfait" ou directement via ce lien.
Vous pourrez alors visualiser l'option "Multi-sociétés" Activée, ou Désactivée.
Pour l'activer, rien de plus simple, cliquer sur le bouton "Modifier mon forfait".
Vous êtes alors redirigé sur la page de choix des modules. En bas de page, l'encart vous permettra d'ajouter autant de société que nécessaire.
Attention ! Les prix varient selon les offres :
Pour le module indépendant : 5€HT/mois/SIREN ajouté
Pour le module TPE : 10€HT/mois/SIREN ajouté
Pour le module PME : 15€HT/mois/SIREN ajouté.
La réduction de 10% sur les abonnements annuels s'applique également
⚠️ La société Administratrice Kolecto porte la facturation pour l'ensemble des entités
Contournement possible pour inviter un utilisateur sur plusieurs organisations :
Cette limitation peut toutefois être contournée en utilisant un alias d'email (géré par toutes les boîtes mails ou presque). Par exemple, si un utilisateur est déjà enregistré dans une organisation avec l'adresse [email protected], il peut être invité à une autre organisation en utilisant un alias comme [email protected]. Il recevra tout de même les emails qui lui sont adressés par Kolecto.
Retrait d'un compte entreprise de votre application Kolecto :
Dans le cas où vous souhaiteriez retirer une entité de votre espace, nous vous invitons à formuler la demande auprès de notre équipe à l'email [email protected] en précisant bien le nom de la société concernée, et en mentionnant la raison.
3.Créer une nouvelle entreprise
Une fois que vous avez ajouté l'option et validé la tarification en cliquant sur "Continuer", vous pouvez créer de nouveaux espaces entreprises sur votre compte Kolecto.
1. Allez en haut à droite de votre espace, et cliquez sur le nom de votre société, puis sur "Créer un espace entreprise" :
2. Créer une entreprise en saisissant un SIRET (Etape 1/2)
3. Les informations sur votre société sont alors préremplies (Etape 2/2).
Vérifiez-les
Complétez la taille de la société et la tranche de chiffre d'affaires
Attestez être le représentant légal en cochant la case
Cliquez sur "Créer l'entreprise".
Astuce provisoire : certaines bases de données ne renvoient pas correctement les établissements secondaires via le SIRET. Si vous ne trouvez pas l’établissement secondaire, indiquez le numéro SIREN principal, puis modifiez manuellement le SIRET et la raison sociale à l’écran suivant.
4. Changer d'entreprise
Pour changer d'entreprise, cliquez en haut à gauche sur le nom de votre société puis sélectionnez une autre de votre société.
5. Quels sont les rôles qui peuvent accéder au Multi-société?
1. Accès à plusieurs sociétés :
Seul l'Administrateur principal a la possibilité d'intégrer de nouvelles sociétés grâce à la fonctionnalité de multi-sociétés. Il est important de noter que ces sociétés ne partagent pas les utilisateurs. Autrement dit, les utilisateurs d'un compte ne sont pas automatiquement invités dans les autres comptes créés par le même Administrateur.
Ainsi, pour chaque société ajoutée (chaque entité juridiquement distincte), Kolecto propose un espace dédié :
Connexions bancaires propres à la société,
Factures d’achat et de vente propres,
Paramètres personnalisés (logo, coordonnées, etc.).
2. Rôle des utilisateurs non-administrateur principal :
Actuellement, un utilisateur non-administrateur d'une société/d'un compte Kolecto ne peut pas être invité dans un second compte créé via Multi-SIREN s'il utilise la même adresse email. Lorsqu'il tente de rejoindre un autre compte, un message l'informe qu'il possède déjà un compte. Cette limitation est connue et prévue pour être améliorée.
3. Gestion des utilisateurs et droits d’accès
L’abonnement définit un quota global d’utilisateurs (ex. : 5 pour une offre TPE, 10 pour une offre PME, etc.).
Une même personne peut avoir accès à une ou plusieurs sociétés sans être comptée plusieurs fois dans le quota.
6. Quota de factures supplémentaires par entité ajoutée
Lorsque vous activez l’option Multi-société et que vous ajoutez une nouvelle entité à votre abonnement, votre quota total de factures augmente automatiquement. Le tableau ci-dessous récapitule le nombre de factures supplémentaires accordées par société ajoutée, selon le plan souscrit (Indépendant, TPE ou PME).
Rappel : Les quotas de factures (et les packs de fonctionnalités) sont mutualisés. Autrement dit, lorsque vous ajoutez une société, les nouvelles factures disponibles s’ajoutent au quota global de votre abonnement, et toutes les entités peuvent en bénéficier.
6.1. Offre Indépendant
| Base (société administratrice) | Supplément de factures par société ajoutée |
Factures incluses avec le module Essentiel | 150 | +50 |
Factures incluses avec le module Ventes | 250 | +50 |
Factures incluses avec le module Achats | 500 | +100 |
Total de factures incluses (si tous les modules souscrits) | 900 | +200 |
Exemple :
À l’inscription, vous disposez de 500 factures, 250 factures de Ventes (et 150 factures lié à l’offre Indépendant).
Pour chaque entité supplémentaire, vous obtenez +200 factures au total : (50 « socle » + 100 Achats + 50 Ventes).
6.2. Offre TPE
| Base (société administratrice) | Supplément de factures par société ajoutée |
Factures incluses avec le module Essentiel | 200 | +100 |
Factures incluses avec le module Ventes | 500 | +100 |
Factures incluses avec le module Achats | 1000 | +200 |
Total de factures incluses (si tous les modules souscrits) | 1700 | +400 |
Exemple :
À l’inscription, vous disposez de 200+ 1000 factures.
Pour chaque entité supplémentaire, vous obtenez +300 factures au total : (100+ 200 ).
6.3. Offre PME
| Base (société administratrice) | Supplément de factures par société ajoutée |
Factures incluses avec le module Essentiel | 300 | +200 |
Factures incluses avec le module Ventes | 1000 | +200 |
Factures incluses avec le module Achats | 2500 | +100 |
Total de factures incluses (si tous les modules souscrits) | 3800 | +500 |
Exemple :
À l’inscription, vous disposez de 2500 + 300 factures.
Pour chaque entité supplémentaire, vous obtenez +300 factures au total : (200+ 100 ).