Comment fonctionne le processus d’approbation des paiements dans Kolecto actuellement ?
Une solution a été mise en place pour les entreprises souhaitant obtenir une approbation avant de procéder au paiement d'une facture via Kolecto.
Voici les étapes à suivre pour contourner l'absence d'une fonctionnalité d'approbation formelle :
1. Assignation de la facture : La comptable assigne le Directeur Général (DG) comme « responsable » de la facture lorsque celle-ci est au statut « À payer ».
Nommer un utilisateur comme responsable lui permet d'être notifié d'une éventuelle action à faire sur la facture
2. Ajout d’un commentaire : La comptable ajoute un commentaire sur la facture, par exemple : « Validation pour paiement ? », afin de demander l’approbation du DG.
3. Notification au responsable : Le responsable reçoit automatiquement un email l'informant qu’un nouveau commentaire a été ajouté sur la facture.
4. Réponse du responsable : Le responsable consulte la facture et répond directement au commentaire pour valider (ou non) le paiement.
Tous les commentaires sont disponibles dans la section "commentaires" de la facture sur Kolecto et seront exportés lors de l'export comptable.