L'application mobile Kolecto a été développée pour offrir une solution simple et intuitive à nos clients, leur permettant d'importer leurs factures fournisseurs directement depuis leur smartphone. Ne laissez plus vos factures s’accumuler. Gérez-les facilement, où que vous soyez.
Que permet l'application mobile Kolecto ?
L'application mobile a été créée pour faciliter la gestion des factures sur le terrain, en déplacement, en complément de la version web. Elle est particulièrement utile pour :
- Numériser et ajouter des factures papier rapidement.
- Traiter ces factures directement depuis votre téléphone, où que vous soyez.
- Gardez un œil sur vos factures fournisseurs à tout moment en restant connecté à l'application via vos identifiants
- Compléter vos actions effectuées sur la version web et inversement pour une synchronisation fluide entre vos différents supports.
- Tous les utilisateurs, excepté le statut "Comptable", peuvent utiliser l'application
Comment puis-je télécharger l'application mobile Kolecto ?
L'application est disponible sur le Google Play (Android) et l'App Store (IOS).
Une fois téléchargée, connectez-vous avec vos identifiants Kolecto pour accéder à votre compte et à toutes les fonctionnalités de l’application.
Fonctionnalités principales
1. Scanner et importer des factures
Ajouter une facture en quelques étapes :
- Scanner une facture : Accédez à la fonctionnalité de scan pour prendre en photo vos factures papier. La numérisation permet de capturer l'image de la facture et de la préparer pour l’analyse des données.
- Importer depuis la galerie : Sélectionnez une facture déjà enregistrée sur votre téléphone pour l’importer directement dans Kolecto.
2. Vérifier et modifier les informations extraites
Après avoir importé une facture, vous pouvez :
- Vérifier les données extraites automatiquement (comme la date de facturation, le montant, le fournisseur).
L'application vous prévient également si un doublon est importé, par rapport à un import précédent (en version web ou mobile) et vous évite des paiements en doublon.
- Modifier les informations si nécessaire (ex. sélectionner un fournisseur différent ou ajuster une date d’échéance).
- Vous pouvez ajouter votre fournisseur depuis l'application en recherchant celui-ci avec son nom, puis taper sur "Ajouter":
Le fournisseur sera ensuite bien rattaché à la facture, avec un message de confirmation en bas de votre smartphone.
- La date peut également être modifiée (que ce soit la date de facturation ou d'échéance) en tapant dessus :
Un calendrier s'ouvrira alors, vous permettant de choisir la date.
- Indiquer le statut de la facture (par exemple, "à payer" ou "payé"), vous pourrez, dans le cas du statut "Payée", compléter par le mode de paiement avant d'enregistrer les changements.
3. Synchronisation avec la version web
Les actions réalisées sur l’application mobile sont synchronisées en temps réel avec la version web de Kolecto :
- Une facture importée depuis l'application sera visible dans votre boîte de réception sur la version web.
- Vous pouvez commencer une tâche sur l'application mobile et la terminer sur votre ordinateur.
Exemple : Scannez une facture depuis votre téléphone, et traitez-la ensuite plus en détail depuis votre ordinateur.
Réseau et mode hors connexion :
Kolecto propose un accompagnement dans la perte de réseau.
Vous pouvez accéder aux dernières factures ajoutées, car elles sont encore chargées.
En revanche, vous ne pourrez pas importer une photo si aucun réseau n'est disponible
Vous serez alors prévenu qu'il est nécessaire de retrouver une connexion pour que le document s'importe.
