L’imputation comptable sur Kolecto permet de générer semi-automatiquement les écritures comptables de vos factures d’achats et de ventes, prêtes à être exportées vers votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez affecter les bons comptes comptables (charges, produits, TVA, fournisseurs, clients) à chaque facture et ainsi éviter la double saisie.
La fonctionnalité est disponible sur les offres TPE et PME (y compris le module Essentiel).
Elle n'est en revanche pas disponible sur les offres "Indépendants" et "Créateurs".
Les utilisateurs qui ont un accès complet (en édition) peuvent utiliser cette fonctionnalité, ce sont ceux ayant un statut :
AdminGestionnaire financierGestionnaire administratifExpert comptable
Le menu Comptabilité est disponible avec 3 pages :
Plan comptable : consulter et personnaliser les comptes.
Imputation : traiter les factures à imputer.
Export : exporter les écritures comptables
Personnalisation de votre plan comptable sur Kolecto
✅ Sur Kolecto, vous pouvez :
Importer votre propre Fichier FEC (format .csv ou .txt avec les 18 colonnes normées obligatoires)
Pour pouvez ajouter des colonnes pour refléter les comptes spécifiques/auxiliaires de votre entreprise.
Tant que le plan comptable n'est pas paramétré :
l’imputation comptable n’est pas disponible
l’association des comptes clients, fournisseurs et produits est bloquée
👉 un message “Plan comptable manquant” peut s’afficher dans l’interface et il est nécessaire de configurer le plan comptable avant de poursuivre.
Pour importer votre fichier FEC, cliquez en haut à droite, sur le bouton "Importer mon plan comptable".
Vous pourrez ensuite sélectionner votre fichier, via la pop-up qui s'ouvrira :
Une fois le fichier importé, un bandeau vert s'affichera tout en bas pour indiquer :
Si votre fichier FEC ne correspond pas en termes de poids (< 4Go) ou de format, une erreur s'affichera ci-dessous (si votre fichier FEC ne contient pas les colonnes normées, nous vous invitons à vérifier sa conformité via un outil comptable, ou à vous rapprocher de votre comptable).
Seuls les comptes commençant par 2,4,6,7 sont visibles lors de l'importation.
comptes d’immobilisation, commençant par 2
comptes de tiers, commençant par 4
comptes de charges, commençant par 6
comptes de produits, commençant par 7
Les types de comptes suivants sont bien importés mais pas affichés, car pas utilisés pour imputer des factures :
comptes de capitaux, commençant par 1
comptes de stocks, commençant par 3
comptes financiers, commençant par 5
comptes spéciaux, commençant par 8
Comment effectuer l'imputation sur vos factures
Cliquez sur la page "imputation" dans l'onglet Comptabilité
L'imputation sera possible sur les Factures créées ou importées après avril 2025 et validées (cela ne sera pas possible pour les factures avec statut “Brouillon” ou "À vérifier").
De même, si une facture repasse en statut "À vérifier", elle disparaîtra du tableau et ses imputations sont perdues.
Par défaut, les comptes suivants sont proposés sur vos factures :
⚠️ Un compte auxiliaire ajouté, ne pourra pas ensuite être supprimé dans Kolecto.
ℹ️ Ces comptes correspondent au "compte de tiers" (client ou fournisseur), désormais modifiable directement depuis l’écran d’imputation.
🗒️ Sur les factures d’achat importées :
Fournisseur : 401000
Charge : 471000 Compte d’attente
TVA : 445660 TVA sur autres biens et services
🗒️ Sur les factures de vente :
Importées :
Client : 411000
Produit : 471000 Compte d’attente
TVA : 445710 TVA collectée
Créées sur Kolecto :
Client : 411000
Produit : 701000 (produits) ou 706000 (services)
TVA : 445710 TVA collectée
Vous pouvez modifier directement sur la facture le compte de tiers, ainsi que les comptes de charges, produits et TVA, ou utiliser le paramétrage via :
la Fiche fournisseur : compte fournisseur + compte de charge favori.
la Fiche client : compte client par défaut.
la Fiche produit/service : compte de produit ou service par défaut.
Il est également possible d’ajouter plusieurs comptes de charge différents par facture ou plusieurs comptes de TVA (si plusieurs taux de TVA sont appliqués)
💡Le compte de tiers (client ou fournisseur) est modifiable directement lors de l’imputation d’une facture, sans passer par la fiche client ou fournisseur.
Les libellés des écritures comptables
Kolecto génère automatiquement le libellé, néanmoins celui-ci est modifiable manuellement sur chaque facture si vous le souhaitez.
Exemple : {Nom du tiers} {N° de facture} {Date au format AAAAMMJJ}
Peut-on imputer les avoirs ?
✅ Oui, Kolecto gère les imputations d’avoirs et inverse automatiquement les écritures (Débit <=> Crédit) lors de l’export.
Comptes personnalisés via FEC et imputations automatiques
ℹ️ Lorsque vous importez un FEC, Kolecto utilise strictement les comptes présents dans votre fichier.
Par exemple, si votre FEC contient un compte 41100000 (8 chiffres) :
ce compte devient la référence principale
l’ancien compte 411000 (6 chiffres) est automatiquement archivé et invisible
les imputations automatiques utilisent le compte à 8 chiffres
les exports comptables restent compatibles avec votre logiciel
Export de vos écritures comptables
Depuis le menu Export, vous pourrez exporter vos écritures comptables pour le transmettre à votre comptable.
Les formats disponibles sont .csv, .xlsx, .txt (format proche FEC).
L'export sera possible uniquement sur les factures au statut "Imputées".
⚠️ Les factures exportées seront verrouillées et donc non modifiables.
Dans Comptabilité > Export, suite à l’action de Transmission l’utilisateur voit : le statut de la transmission, le nombre d’écritures non transmises, le détail des erreurs
La transmission peut être :
Partielle 🟠 : les écritures valides sont transmises, seules celles en erreur sont bloquées
En erreur 🔴 : aucune écriture n’a pu être transmise
Les causes d’erreur les plus fréquentes sont désormais explicitement indiquées, notamment :
Compte comptable manquant, invalide ou non disponible dans le logiciel comptable
Période comptable inexistante ou clôturée
Équilibre de l’imputation comptable
Pour valider une imputation comptable, les montants saisis doivent parfaitement être équilibrés. Lorsqu’une imputation n’est pas équilibrée, Kolecto indique précisément d’où vient l’écart pour permettre de corriger plus facilement.
Kolecto affiche ⚠️Messages d’erreur
Si le total des imputations dépasse le montant à affecter :
« L’imputation dépasse de X € le montant à affecter. »
S’il manque un montant pour atteindre le total :
« Il reste X € à affecter pour équilibrer l’imputation. »
🔎Exemple :
Si vous avez saisi le montant TTC dans le compte de charge au lieu du montant HT.
Kolecto vous indique alors que vous avez imputé 6,66 € de trop, ce qui vous permet de corriger le montant immédiatement.
Quelle différence entre l’export des factures et l’export des écritures comptables ?
Ce tableau récapitule les différences entre un export de vos factures, et de vos écritures comptables
Export des factures | Export des écritures comptables |
1 ligne = 1 facture | 1 ligne = 1 écriture comptable |
Infos globales sur la facture (montant HT, fournisseur etc.) | Détail complet comptable : comptes clients/fournisseurs, produits, charges, TVA, débit, crédit etc. |
Moins adapté à la comptabilité | Prêt pour import dans les logiciels de comptabilité |
Est-ce que le fichier exporté est un fichier FEC officiel
✅ Oui ! Le fichier FEC exporté depuis Kolecto utilise l'arborescence officielle du fichier des écritures comptables.
🔭 À venir :
L'export de vos écritures dans votre logiciel comptable via intégration API, la liste sera communiquée.