Réception d'un avoir sur : | Statut Initial | Statut Suivant | Statut Final |
Une facture non payée | 🟦 Reçu | 🟨 Disponible | 🟩 Utilisé |
Une facture déjà payée | 🟦 Reçu | 🟧 Remboursement attendu | 🟩 Remboursé |
Désaccord avec l'avoir | 🟦 Reçu | — | 🟥 Refusé (PA) ou 🟫 Contesté (HORS PA) |
L'avoir non-électronique pour une facture "A payer"
L'acheteur associe une facture à son avoir.
L'avoir peut être "approuvé" ou "contesté"
✅ APPROUVÉ : L’approbation de l’avoir est définitif, ainsi une confirmation est demandée à l’acheteur. L’avoir passe du statut “Reçu” au statut “Disponible”
si l'avoir est total. La facture à laquelle il est associé passe du statut “À payer” au statut “Annulée” et l’avoir passe du statut “Disponible” au statut “Utilisé”
si l'avoir est partiel: L’avoir passe du statut “Disponible” au statut “Utilisé”. La facture reste au statut “À payer” (car l’avoir ne vient réduire qu’une partie seulement du montant total de la facture)
❌ CONTESTÉ: Le statut de l’avoir passe de “Reçu” à “Contesté”. Dans cette situation, l’acheteur se retrouve avec une facture et un avoir au statut “Contesté”. Il peut alors demander au fournisseur une avoir global qui annule la facture initiale et l’avoir erroné.
L'avoir non-électronique pour une facture "Payée"
L’acheteur associe l’avoir à la facture à l’origine de cet avoir
L’avoir peut soit être "Approuvé" ou "Contesté"
✅ APPROUVÉ : L’approbation de l’avoir est définitif, ainsi une confirmation est demandée à l’acheteur.
L’avoir passe du statut “Reçu” au statut “Remboursement attendu".
Le vendeur rembourse le montant de l’avoir à l’acheteur et l’acheteur marque l’avoir comme “Remboursé”.
L’avoir passe alors du statut “Remboursement attendu” au statut “Remboursé”
❌ CONTESTÉ : Le statut de l’avoir passe de “Reçu” à “Contesté”. Dans cette situation, l’acheteur se retrouve avec un avoir au statut “Contesté” et une facture au statut “Payée”. Il peut alors demander au fournisseur une avoir correctif qui annule l’avoir erroné.
L'avoir électronique pour une facture "A payer"
L’avoir PA arrive directement (sans action de la part de l’acheteur) dans son module Achat.
Les informations de l’avoir ne sont pas modifiables par l’acheteur
L’avoir peut soit être "Approuvé" ou "Refusé"
✅ APPROUVÉ: L’approbation de l’avoir est définitif, ainsi une confirmation est demandée à l’acheteur. L’approbation de l’avoir approuve automatiquement la facture associée à cet avoir. L’avoir passe du statut “Reçu” au statut “Disponible” et la facture passe du statut “Reçu” au statut “À payer”.
Si l'avoir est total : La facture passe du statut “À payer” au statut “Annulée”. L’avoir passe du statut “Disponible” au statut “Utilisé”
Si l'avoir est partiel : L’acheteur déclare un paiement sur sa facture en sélectionnant l’avoir partiel. L’avoir passe du statut “Disponible” au statut “Utilisé”. La facture reste au statut “À payer” (car l’avoir ne vient réduire qu’une partie seulement du montant total de la facture)
❌ REFUSÉ: Le refus de l’avoir est définitif. L’acheteur sélectionne un motif de refus parmi 14 motifs obligatoires. Le statut “Refusé” + le motif du refus est transmis à la PA Émettrice afin d’en informer le vendeur. L’avoir passe au statut “Refusé” et Plus aucune action n’est possible sur l’avoir “Refusé”
L'avoir électronique pour une facture "Payée"
L’avoir peut soit être "Approuvé" ou "Refusé"
✅ APPROUVÉ: L’approbation de l’avoir est définitif, ainsi une confirmation est demandée à l’acheteur.
L’avoir passe du statut “Reçu” au statut “Remboursement attendu".
Le statut “Approuvé” pour l’avoir est transmis à la PA Émettrice afin d’en informer le vendeur
Le vendeur rembourse le montant de l’avoir à l’acheteur et l’acheteur marque l’avoir comme “Remboursé”.
L’avoir passe alors du statut “Remboursement attendu” au statut “Remboursé”
❌ REFUSÉ : Le refus de l’avoir est définitif. L’acheteur sélectionne un motif de refus parmi 14 motifs obligatoires. Le statut “Refusé” + le motif du refus est transmis à la PA Émettrice afin d’en informer le vendeur. L’avoir passe au statut “Refusé” et Plus aucune action n’est possible sur l’avoir “Refusé”