Depuis votre espace Kolecto, selon le rôle et les accès attribués par l'administrateur, vous avez la possibilité d'exporter vos documents, autrement dit, toute votre pré-comptabilité disponible sur l'outil, et ce au format officiel FEC (Fichier des écritures comptables), PDF, CSV et XLSX.
Export de vos écritures comptables
Depuis le menu Export, vous pourrez exporter vos écritures comptables pour le transmettre à votre comptable.
Les formats disponibles sont .csv, .xlsx, .txt (format proche FEC).
L'export sera possible uniquement sur les factures au statut "Imputées".
⚠️ Les factures exportées seront verrouillées et donc non modifiables.
Dans Comptabilité > Export, suite à l’action de Transmission l’utilisateur voit : le statut de la transmission, le nombre d’écritures non transmises, le détail des erreurs
La transmission peut être :
Partielle 🟠 : les écritures valides sont transmises, seules celles en erreur sont bloquées
En erreur 🔴 : aucune écriture n’a pu être transmise
Les causes d’erreur les plus fréquentes sont désormais explicitement indiquées, notamment :
Compte comptable manquant, invalide ou non disponible dans le logiciel comptable
Période comptable inexistante ou clôturée
Équilibre de l’imputation comptable
Pour valider une imputation comptable, les montants saisis doivent parfaitement être équilibrés. Lorsqu’une imputation n’est pas équilibrée, Kolecto indique précisément d’où vient l’écart pour permettre de corriger plus facilement.
Kolecto affiche ⚠️Messages d’erreur
Si le total des imputations dépasse le montant à affecter :
« L’imputation dépasse de X € le montant à affecter. »
S’il manque un montant pour atteindre le total :
« Il reste X € à affecter pour équilibrer l’imputation. »
🔎Exemple :
Si vous avez saisi le montant TTC dans le compte de charge au lieu du montant HT.
Kolecto vous indique alors que vous avez imputé 6,66 € de trop, ce qui vous permet de corriger le montant immédiatement.
Quelle différence entre l’export des factures et l’export des écritures comptables ?
Ce tableau récapitule les différences entre un export de vos factures, et de vos écritures comptables
Export des factures | Export des écritures comptables |
1 ligne = 1 facture | 1 ligne = 1 écriture comptable |
Infos globales sur la facture (montant HT, fournisseur etc.) | Détail complet comptable : comptes clients/fournisseurs, produits, charges, TVA, débit, crédit etc. |
Moins adapté à la comptabilité | Prêt pour import dans les logiciels de comptabilité |
Est-ce que le fichier exporté est un fichier FEC officiel
✅ Oui ! Le fichier FEC exporté depuis Kolecto utilise l'arborescence officielle du fichier des écritures comptables.
🔭 À venir :
L'export de vos écritures dans votre logiciel comptable via intégration API, la liste sera communiquée.
L'export comptable se compose de:
vos factures clients (sauf les factures au statut "Brouillon")
vos factures fournisseurs (sauf factures au statut "Boîte de réception")
vos transactions bancaires
vos écritures comptables (journaux d'achats et de vente)
tout autre justificatif ajouté à vos transactions (ticket de caisse, bon de commande...)
Pour cela :
Cliquez sur l’onglet « Comptabilité » puis « Export » ;
Puis sur « nouvel export » ;
Ensuite, sélectionnez la période qui vous convient ; et cliquez sur "suivant" ;
Sélectionnez les catégories que vous souhaitez exporter : factures fournisseurs, factures clients, transactions bancaires, autres justificatifs, écritures comptables ; puis cliquez sur "Exporter les données"
⚠️ Ici, il vous est proposé de choisir ou non d'inclure les pièces déjà exportées au nouvel export.
⚠️ L'export fige définitivement les factures et les écritures comptables
Les documents seront exportés dans un fichier .ZIP et disponibles dans les différents formats cités ci-dessous :
TXT : Format FEC officiel (La structure du Fichier des Écritures Comptables permet une exploitation indépendante du système d’informatisation et comporte l’intégralité des informations produites par votre système : le FEC va répondre à la définition d’archive comptable. Il fait donc partie des éléments à intégrer dans la procédure de clôture comptable)
PDF : téléchargement d'un dossier avec toutes les factures en format PDF
CSV : envoi d'un fichier au format CSV (le plus souvent utilisé par les comptables), comprenant toutes les informations des factures (numéro, montant HT/TVA/TTC, date et moyen de règlement...)
XLSX = envoi d'un fichier au format Excel reprenant les mêmes informations sur le format CSV.
⚠️ Vos commentaires sur les factures d'achat et de vente, ainsi que dans les transactions sont disponibles dans une colonne dédiée de vos exports aux formats .csv et .xlsx afin qu'ils soient visibles pour votre comptable ou expert-comptable.
À la dernière étape, vous pouvez "Télécharger" l'export qui arrivera dans vos téléchargements pour le transmettre à votre expert-comptable depuis votre boîte mail.
Information importante : La nomenclature des factures a récemment évoluée.
La nomenclature de vos fichiers est désormais sous ce format : (raisonSociale_tiers) (numéroFacture) (dateFacturation AAAAMMJJ) (montantTTC) (devise).(format). Cela vous permet d’identifier facilement vos factures :
Veuillez noter que les fichiers sont désormais séparés en trois catégories distinctes :
Factures clients
Factures fournisseurs
Ecritures Comptables
💡 Désormais, le lien entre chaque facture et l'écriture comptable correspondante est effectuée via la colonne PièceRef présente dans vos fichiers.
Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, vous pouvez nous écrire à [email protected].