L'ajout d'utilisateurs est disponible uniquement à partir de Kolecto Essentiel pour les TPE et commerçants. En effet, pour les profils Indépendants et Créateurs, l'accès est le vôtre avec un statut "Administrateur".
Kolecto propose une gestion des accès par rôle, cela vous permet de personnaliser les permissions des utilisateurs en fonction des besoins spécifiques de chaque fonction.
Pour ajouter un membre (disponible uniquement si vous avez le rôle "Administrateur"), rendez-vous sur l'onglet "Paramètres" puis "Utilisateurs".
6 Rôles Disponibles :
👉 Collaborateur
Les collaborateurs ont un accès basique suffisant pour effectuer leurs tâches quotidiennes liées à leurs dépenses :
Importer et saisir les factures liées aux dépenses
Ils n'ont accès qu'au menu Achats.
Vous pouvez inviter autant de Collaborateurs que vous souhaitez sur le "Module achats" (dans la limite de votre quota).
Le collaborateur n'a accès qu'aux factures d'achat qu'il a créées. Les autres factures lui seront cachées.
👉 Commercial
Les commerciaux disposent d'un accès plus étendu pour gérer leurs activités de vente.
Depuis le Module ventes, le rôle commercial peut :
Créer et gérer ses devis et factures en conformité ;
Depuis le Module achats, le rôle commercial peut :
Importer et saisir les factures d'achat liées à ses dépenses ;
Contrôler le cycle de vie des factures d'achats et préparer les paiements ;
Ils n'ont pas accès à votre compte bancaire et ne peuvent pas effectuer de paiement. De même, le commercial n'a accès qu'aux factures (d'achat ou de vente) qu'il a créées. Les autres factures lui seront inaccessibles.
👉 Gestionnaire Administratif
Les gestionnaires administratifs jouent un rôle crucial dans le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Depuis le Module achats, le gestionnaire administratif peut :
Importer et saisir les factures liées à ses dépenses ;
Contrôler le cycle de vie des factures d'achats et préparer les paiements ;
Gérer la connectivité (mail de collecte + portail fournisseur + synchronisation mail ).
Depuis le Module ventes, le gestionnaire administratif peut :
Créer et gérer ses devis et factures en conformité ;
Paramétrer des mails de relances depuis le menu "Paramètres"
Depuis le menu "EXPORT", le gestionnaire administratif peut :
Visualiser les transactions et exporter l'ensemble des pièces justificatives comptables.
Depuis le menu "PARAMÈTRES", le gestionnaire administratif peut :
Modifier les informations de "Mon entreprise"
Inviter des collaborateurs
Gérer son profil
Gérer ses notifications
👉 Gestionnaire Financier
Les gestionnaires financiers sont responsables de la gestion financière de l’entreprise. Ils ont un accès très étendu à Kolecto et peuvent tout faire à l'exception de la gestion des paramètres de l'entreprise.
Depuis le Module achats, le gestionnaire financier peut :
Importer et saisir les factures liées à ses dépenses ;
Créer et gérer ses devis et factures en conformité ;
Contrôler le cycle de vie des factures d'achats et préparer les paiements ;
Connecter les comptes bancaires et exécuter les paiements ;
Depuis le Module ventes, le gestionnaire financier peut :
Créer et gérer ses devis et factures en conformité ;
Depuis le module "EXPORT", le gestionnaire financier peut :
Visualiser les transactions et exporter l'ensemble des pièces justificatives comptables.
👉 Administrateur
Les administrateurs disposent de l'ensemble des fonctionnalités de Kolecto disponibles sur leur Module.
👉 Expert-comptable
Les comptables ou expert-comptable ont un accès spécial pour gérer les aspects comptables de l’entreprise :
Visualiser les transactions et exporter l'ensemble des pièces justificatives comptables.
Vous avez la possibilité de créer un unique accès "Expert-comptable".
Le nombre cumulé de profils gestionnaires (administrateur, gestionnaire financier ou gestionnaire administratif) est plafonné à :
1 pour les créateurs, indépendants et artisans sur Kolecto Essentiel
5 pour les TPE et commerçants sur Kolecto Essentiel
10 pour les PME sur Kolecto Essentiel