Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, Kolecto vous permet d’envoyer vos factures de vente directement via une Plateforme Agréée (PA).
À l'heure actuelle, vous conservez toujours le choix d'envoyer vos factures via le circuit PA ou de manière classique.
1. Comprendre l’adresse de e-facturation
L’adresse de facturation électronique permet d'indiquer de façon précise "où" envoyer la facture à votre client.
Côté réception (pour vous sur Kolecto) : Nous proposons une adresse unique basée sur votre SIREN.
Côté acheteur (vos clients) : Vos clients peuvent utiliser une ou plusieurs autres PA qui leur permettent de créer de multiples adresses (par exemple : une par magasin, une par service, etc.).
Quelle forme prend cette adresse ? L’acheteur a le choix entre plusieurs formats, composés de différents éléments séparés par un tiret du bas ( underscore " _ " ). Certains éléments sont fixes (SIREN, SIRET), d'autres sont personnalisés par l'acheteur (Code routage, Suffixe).
Les formats possibles que vous pourrez rencontrer sont :
SIRENSIREN_SuffixeSIREN_SIRETSIREN_SIRET_Code routage
2. Trouver l'adresse e-facturation de votre client
Afin de vous aider à envoyer votre facture au bon endroit, Kolecto interroge automatiquement l’annuaire public de facturation électronique à partir du SIREN de votre client professionnel.
Lors de la création de la facture, 4 situations peuvent se présenter :
A. Une seule adresse trouvée
L’adresse est automatiquement associée à la fiche de votre client.
B. Plusieurs adresses trouvées
Si votre client possède plusieurs adresses, vous devrez lui demander laquelle utiliser avant de pouvoir l’associer à sa fiche.
C. Aucune adresse trouvée
Si l'annuaire ne renvoie aucune adresse, cela peut s'expliquer par l'une des 4 raisons suivantes :
Client non équipé : Le client n’a pas encore de PA. Les factures doivent lui être transmises hors circuit PA pour le moment.
Création d'entreprise : Le client est une entreprise en cours d'immatriculation (facturation hors circuit PA).
Hors périmètre : Le client n'est pas concerné par la réforme (ex: certaines associations non assujetties à la TVA). Les factures doivent être transmises hors circuit PA.
Erreur de saisie : Vérifiez qu'il n'y a pas d'erreur dans le numéro SIREN/SIRET renseigné.
👉 Dans ce cas la possibilité d'envoyer la facture via PA ne vous sera pas proposée.
D. L’annuaire ne répond pas
Il arrive que l’annuaire de l'État soit temporairement indisponible. Dans ce cas, vous pouvez réessayer plus tard ou envoyer votre facture hors circuit PA.
💡 Comment modifier l’adresse e-factu d'un client ? Si votre client a créé une nouvelle adresse, ouvrez sa Fiche client, allez dans la section Adresse de facturation électronique et cliquez sur Rafraîchir pour récupérer la nouvelle adresse depuis l’annuaire.
3. Suivi et statuts d'une facture émise via PA
Reconnaître une facture émise via PA
Vous pouvez facilement identifier ces factures dans votre onglet Ventes grâce à la colonne "PA". Sur la page de détail d'une facture, l’attribut "Plateforme Agréée" indiquera "Oui".
Les nouveaux statuts de facturation
Les factures passant par une Plateforme Agréée disposent d'un cycle de vie spécifique et de nouveaux statuts :
⏳ En cours
Envoi en cours : La facture est en cours de contrôle automatique par la PA. Elle n’est pas encore transmise à l’acheteur.
✅ Envoyée
La facture a passé les contrôles avec succès et a bien été transmise à l’acheteur.
💰 À Encaisser
Soit l’acheteur a indiqué qu’il accepte la facture
Soit l’acheteur a indiqué qu’il a transmis le paiement
→ Un encart informatif précisera le cas
⚠️ À traiter
Cet onglet regroupe toutes les factures qui nécessitent une action de votre part :
Rejetée (définitif) : La facture n'a pas passé les contrôles automatiques de la PA (elle n'a jamais atteint l'acheteur).
Action : Annulez la facture avec un avoir interne (pour équilibrer votre comptabilité) puis émettez une nouvelle facture corrigée.
Refusée (définitif) : L'acheteur a reçu la facture mais l'a refusée manuellement. Elle n'est pas prise en compte dans sa comptabilité.
Action : Annulez la facture avec un avoir interne, puis émettez une nouvelle facture corrigée.
En litige : L’acheteur signale un désaccord sur certains éléments de la facture.
Action : Contactez l'acheteur pour échanger. Soit le litige est levé, soit vous devrez émettre un avoir partiel pour corriger le problème.
4. Spécificités et restrictions à connaître
Pour éviter les erreurs comptables lors des échanges entre Plateformes Agréées, certaines actions sont temporairement bloquées selon le statut du document :
Factures en "Envoi en cours" : Tant que la facture n'est pas passée au statut "Envoyée" (confirmant qu'elle n'est pas rejetée par la PA), il est impossible de la marquer comme "Encaissée / Imputée" ou de créer un avoir. Cela évite à votre client de recevoir un avoir pour une facture qui n'est finalement jamais arrivée.
Annulation d’un avoir "Rejeté" (par la PA) : Si un avoir échoue aux contrôles de la PA ou si l'adresse est incorrecte, il n'atteint pas l'acheteur. Plutôt que d'annuler cet avoir et d'en recréer un, Kolecto vous propose de l'envoyer directement hors circuit PA.
Annulation d’un avoir "Refusé" (par l'acheteur) : Ce cas est rare car un avoir fait généralement suite à un accord avec l'acheteur. S'il le refuse par erreur sur sa plateforme, vous pouvez utiliser la solution de contournement consistant à lui renvoyer l'avoir hors circuit PA.