1. Qu’est-ce que l’e-mail de collecte ?
L’e-mail de collecte est une adresse électronique dédiée générée par Kolecto (disponible avec le Module Achats) pour centraliser la réception de vos factures fournisseurs au format PDF.
Structure de l'adresse : elle est composée à partir du nom ou de la raison sociale de votre entreprise (attention, cette adresse ne pourra pas être modifiée si votre raison sociale évolue).
Fonctionnement : lorsque vous recevez une facture PDF sur votre boîte de messagerie principale, il vous suffit de la transférer vers cet e-mail de collecte. Les pièces jointes sont alors automatiquement extraites et ajoutées dans votre espace Kolecto au statut « À vérifier ». Veillez à bien vérifier les données qui remontent dans Kolecto.
Où la trouver ? Rendez-vous dans Paramètres > Connectivité dans votre espace Kolecto.
Condition technique : les factures transmises doivent être au format PDF et peser moins de 4 Go. En cas d'erreur d'importation, un e-mail d'alerte vous est directement envoyé depuis l'adresse
[email protected].
2. Qu’est-ce que la réception via la Plateforme Agréée (Facturation électronique) ?
Dans Kolecto, sous l'onglet Achats > Reçu, vos factures d'achat électronique apparaissent avec la mention Plateforme Agréée dans la colonne Type de réception.
Cette mention indique que le document vous a été transmis de façon sécurisée, conforme et automatique depuis la plateforme agréée de votre fournisseur (dans le cadre du réseau de facturation dématérialisée).
Ses avantages principaux :
Saisie 100 % automatique : les informations essentielles (montants HT, TVA, dates, numéro) sont préremplies sans risque d'erreur manuelle.
Sécurité & Authenticité : la provenance de la facture et l'identité de l'émetteur sont garanties par le réseau dématérialisé.
Non-modifiable : pour des raisons de conformité réglementaire et fiscale, les données préremplies d'une facture « Plateforme Agréée » ne peuvent pas être modifiées directement par l'utilisateur.
3. Que dois-je communiquer à mon fournisseur ?
Selon le mode de transmission utilisé par vos partenaires commerciaux, voici ce qu'il convient de leur transmettre :
A. Si votre fournisseur vous envoie des factures par e-mail car il n’est pas encore soumis à l’émission des factures électroniques (Format PDF standard)
Ce qu'il faut lui donner : transmettez-lui votre adresse e-mail de contact, puis transférez les e-mails de vos fournisseurs vers votre e-mail de collecte Kolecto (trouvable dans Paramètres > Connectivité).
Conseil d'utilisation : si vous préférez conserver les échanges et l'historique dans votre propre boîte principale, continuez de recevoir les e-mails sur votre boîte habituelle, puis transférez simplement le message avec la facture jointe vers l'e-mail de collecte.
Si vous n'avez pas le module Achats, vous devrez les importer depuis Achats > Factures > Importer
B. Si votre fournisseur émet ses factures via une Plateforme Agréée
Ce qu'il faut lui donner : transmettez-lui votre adresse de facturation électronique (sur Kolecto, votre numéro SIREN est consultable directement depuis Paramètres > Facturation électronique)
Comment cela se passe-t-il une fois la facture reçue ? Le document arrivera directement dans votre espace avec la mention Plateforme Agréée. Vous pourrez alors choisir entre 3 actions :
Approuver : la facture est exacte et passe au statut « À payer » (le fournisseur est notifié automatiquement).
Contester : en cas d'erreur sur un montant ou la TVA, la facture est suspendue. Vous devez alors contacter vous-même le fournisseur pour demander un avoir rectificatif. Dès que vous aurez reçu l'avoir de votre fournisseur, vous pourrez repasser cette facture en "reçu" et ensuite la traiter.
Refuser : en cas d'erreur complète ou de doublon, la facture est rejetée définitivement (le fournisseur est notifié automatiquement).
Bonne pratique — Évitez les doublons de factures : si votre fournisseur passe par la plateforme agréée mais vous a aussi transmis sa facture par e-mail, patientez 5 jours avant de l'ajouter manuellement sur Kolecto et de la traiter.