Quels documents sont concernés ?
Le statut Non géré s’applique aux documents reçus via une Plateforme Agréée que Kolecto ne peut pas encore traiter :
les acomptes
les factures de solde
les factures rectificatives
Les factures standard et les avoirs rattachés à leur facture suivent le parcours habituel : vous pouvez les vérifier, les approuver, les contester, les refuser et les payer.
Où les retrouver ?
Ces documents apparaissent dans Achats.
Un badge Non géré s’affiche dans la liste et dans le détail.
Un filtre permet de les isoler.
Ils n’apparaissent pas dans l’onglet À vérifier.
Que puis-je faire ?
Le document est enregistré dans votre espace et conservé en toute sécurité. Aucune action n’est disponible pour le moment : vous ne pouvez ni l’approuver, ni le payer, ni le modifier.
Comment payer ou comptabiliser ce document en attendant ?
Le règlement se fait en dehors de Kolecto.
Ouvrez le document. Le fournisseur, le montant TTC, le numéro et les dates sont affichés.
Payez par virement depuis votre banque, avec le numéro de facture en libellé.
Notez dans l’onglet Commentaires la date, le montant et la référence du virement.
Transmettez ces éléments à votre comptable. L’écriture se fait de son côté. Le document n’entre pas dans le paiement ni dans l’export comptable de Kolecto.
Ne réimportez pas le PDF dans Achats. Kolecto le verrait comme un doublon du document déjà reçu.
Pour une facture rectificative, demandez à votre fournisseur un avoir rattaché à la facture d’origine. Cet avoir suit le parcours habituel.
Quand pourrai-je le traiter dans Kolecto ?
Kolecto prépare la prise en charge de ces documents. Tant qu’elle n’est pas disponible, aucune action n’est possible dans l’application.
Pourquoi ce document est-il visible maintenant ?
Auparavant, un document reçu via une Plateforme Agréée que Kolecto ne pouvait pas traiter n’était pas créé dans Achats. Il restait invisible. Il apparaît désormais avec le statut Non géré, le temps que la prise en charge soit disponible.