Afin d'améliorer la clarté de votre plan comptable et de simplifier la saisie de vos écritures, l'application Kolecto a été enrichie et dispose désormais d'un nouvel onglet pour séparer la gestion précise de vos clients et fourniseurs.
Sur la page Plan comptabe, vous trouverez deux onglets :
Les comptes généraux : dédiés à la structure comptable globale et aux comptes centralisateurs.
Les comptes auxiliaires : dédiés au suivi individualisé et détaillé de vos différents tiers (comme vos fournisseurs spécifiques).
Comment créer un nouveau compte auxiliaire s'il est introuvable lors de l'imputation ?
Pour créer le compte d'un client ou d'un fournisseur, suivez cette procédure :
Rendez-vous sur la page Plan comptable.
Cliquez dsur l'onglet : comptes auxiliaires.
Créez le compte requis.
Associez-le au compte centralisateur fournisseur (le compte centralisateur 401), car il s'agit d'un fournisseur.
Remarque : Spécificités de création des comptes selon votre logiciel comptable.
Lors de la transmission (export), le comportement de l'application s'adapte aux règles de nomenclature et aux restrictions techniques de chaque outil.
Voici les règles appliquées en fonction de votre logiciel :
ACD : L'application ajoute automatiquement le préfixe F lors de la création d'un nouveau compte fournisseur, et le préfixe C pour un nouveau compte client. Notez également que le numéro de compte peut être tronqué en fonction du paramétrage global défini directement sur votre espace ACD.
Cegid Loop : Le compte est créé tel quel, sans aucun ajout de préfixe ni modification de sa structure originale.
Inqom : L'application ajoute automatiquement le préfixe 401 pour la création d'un nouveau compte fournisseur, et le préfixe 411 pour un nouveau compte client.
MyUnisoft, Tiime : Cette fonctionnalité n'est pas prise en charge. Merci de créer directement votre compte auxiliaire sur votre logiciel comptable, puis de procéder à la synchronisation de votre plan comptable dans notre application.
Fulll, Pennylane, Sage 100, Sage Génération Experts : Les spécificités de comportement pour ces logiciels ne sont pas communiquées à ce jour.
Que faire si le compte auxiliaire créé n'apparaît pas immédiatement dans les recherches ?
Il est parfois nécessaire de recharger la page. Après cette actualisation, le compte créé apparaîtra dans la recherche. Vous pourrez alors le sélectionner pour l'imputation et la marquer comme passée au statut « imputé ».
Pourquoi l'exportation d'une écriture avec un nouveau compte auxiliaire prend-elle du temps ?
Lorsque vous cliquez sur « export » pour transmettre une écriture vers votre logiciel comptable, un délai est normal. L'application exécute automatiquement tout un tas d'actions en chaîne :
La création du compte auxiliaire.
Le rattachement de ce compte au compte centralisateur.
La transmission effective de l'écriture.
La confirmation que l'écriture a bien été reçue et créée dans le logiciel comptable (comme c'est le cas lors de la connexion à ACD dans la démonstration).
Un compte auxiliaire créé dans le plan est-il automatiquement envoyé vers le logiciel comptable ?
Non. Le compte auxiliaire est créé dans le logiciel comptable au moment de transmettre si et seulement si il y a une écriture comptable sur ce compte auxiliaire.
Si vous créez un compte auxiliaire dans le plan comptable mais qu'il n'est jamais utilisé pour une écriture, il ne sera jamais envoyé dans le logiciel comptable.
Le numéro ou l'intitulé du compte peut-il être modifié lors de la transmission ?
Oui, cela dépend des logiciels comptables. Parfois, le logiciel comptable rajoute un préfixe ou tronque le numéro de compte selon des règles de nomenclature qui lui sont définies.
Exemple avec le logiciel ACD : si l'on créer un compte avec le numéro "BOULANGER" en fournisseur, le logiciel va ajouter un F pour se conformer à sa propre nomenclature. le numéro de compte sera alors FBOULANGER.
L'application se charge ensuite de mettre automatiquement à jour le compte chez nous en fonction de ce que le logiciel comptable a effectivement créé.