Kolecto héberge un espace dans lequel vous pouvez importer tous les documents importants de votre entreprise.
Remarque : Seuls les Administrateurs ont accès à l'Espace Document
Accès à l'Espace Documents
Vous pouvez accéder à l'espace Document grâce au bouton situé dans le menu de gauche.
Lorsque vous accédez pour la première fois à l'espace Document, il y a un bouton Importer des documents au centre et une autre en haut à droite. Ce dernier restera accessible à tout moment.
Il suffit alors de cliquer sur Importer des documents, puis sélectionner les documents pour les importer.
Remarque : il est possible de sélectionner plusieurs documents pour les importer.
En revanche, les documents seront importés un par un, et l'import pourra prendre un peu de temps en fonction du nombre de documents importés.
Classer ses documents
Une fois l'import des documents fait, ils apparaissent en statut À classer.
Pour classer vos documents, il suffit de cliquer sur le document, puis sur le bouton Modifier les informations.
Vous pourrez alors modifier :
le nom du document
la catégorie
Cliquez ensuite sur Valider les modifications.
Retrouver ses documents.
Vous pouvez retrouver vos documents à l'aide de la barre de recherche située en haut de l'Espace Documents. La recherche est une recherche par mot-clé.
Une fois la recherche terminée, cliquez sur le bouton Réinitialiser pour repartir avec un champ de recherche vide.
Il est aussi possible de filtrer les documents suivant ces critères :
Catégorie
Date du document
Formats
Date d'import
Exporter et supprimer
Vous pouvez exporter, voire supprimer vos documents.
Remarque : Les documents qui sont utilisés dans d'autres fonctionnalités de Kolecto (comme les factures) ne peuvent pas être supprimés.