Kolecto héberge un espace dans lequel vous pouvez importer tous les documents importants de votre entreprise.
Remarque : Seuls les Administrateurs ont accès à l'Espace Document
Accès à l'Espace Documents
Vous pouvez accéder à l'espace Document grâce au bouton situé dans le menu de gauche.
Lorsque vous accédez pour la première fois à l'espace Document, vous trouverez un bouton Importer des documents au centre et un autre en haut à droite. Ce dernier restera accessible à tout moment.
Lorsque vous cliquez sur Importer des documents, vous devez désormais choisir entre deux options selon votre besoin:
Factures à traiter : À utiliser si l'action finale est un paiement ou une écriture comptable. Ce flux concerne uniquement les factures d'achat actuellement.
Documents à archiver : À utiliser pour le stockage, la consultation ou l'organisation longue durée. Vous pouvez y déposer tous types de documents : contrats, RIB, Kbis, ou anciennes factures.
Remarque : il est possible de sélectionner plusieurs documents pour les importer.
En revanche, les documents seront importés un par un, et l'import pourra prendre un peu de temps en fonction du nombre de documents importés.
Le suivi de l'import s'affiche dans un volet latéral, libérant votre écran de travail.
La vérification en masse de vos factures d'achats
Pour les documents envoyés dans le flux "Factures à traiter", une nouvelle interface de validation vous permet de gagner un temps précieux:
Navigation fluide : Vous pouvez passer d'une facture à l'autre sans quitter l'interface de validation.
Reprise du travail : Vous pouvez interrompre la vérification à tout moment et la reprendre exactement là où vous l'avez laissée depuis l'onglet Documents.
Automatisation : Le système détecte les doublons et classe automatiquement vos fichiers.
La même navigation est possible directement depuis le menu "Achats"
Classer et retrouver vos documents
Vous pouvez retrouver vos documents archivés à l'aide de la barre de recherche située en haut de l'Espace Documents. La recherche est une recherche par mot-clé.
Une fois la recherche terminée, cliquez sur le bouton Réinitialiser pour repartir avec un champ de recherche vide.
Il est aussi possible de filtrer les documents suivant ces critères :
Catégorie
Date du document
Formats
Date d'import
Exporter et supprimer
Vous pouvez exporter, voire supprimer vos documents.
Remarque : Les documents qui sont utilisés dans d'autres fonctionnalités de Kolecto (comme les factures) ne peuvent pas être supprimés.
Améliorations à venir
Ventes : Le module d'importation pour l'onglet Vente sera intégré suite à une prochaine refonte globale.
Valeur Probante : Kolecto ne propose pas encore la valeur probante ; conservez vos originaux.
Arrivée de l'agrafage pour lier des documents entre eux (ex: lier un bon de livraison à une facture).
Nouvelle interface organisée par dossiers et sections pour une navigation encore plus rapide.