Voici un guide étape par étape pour filtrer les factures fournisseurs dans Gmail et Outlook, puis les envoyer automatiquement à Kolecto pour traitement.
Configurer le filtre pour les factures fournisseurs
Gmail :
Accédez aux paramètres de Gmail
Connectez-vous à votre compte Gmail.
Cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite et sélectionnez "Voir tous les paramètres".
Créer un filtre pour les factures fournisseurs
Allez dans l'onglet "Filtres et adresses bloquées".
Cliquez sur "Créer un filtre".
Dans le champ "À", si votre adresse générique est “[email protected]”, entrez contact+fournisseurs@gmail.com. Si votre adresse est [email protected], entrez “jean+fournisseurs@monentreprise.com
Cliquez sur "Créer un filtre" en bas à droite.
Appliquer le filtre
Cochez "Appliquer le libellé" et sélectionnez "Nouveau libellé...".
Créez un libellé appelé "Factures fournisseurs".
Cliquez sur "Créer un filtre".
Outlook :
Accédez aux règles de la boîte de réception
Ouvrez Outlook.
Cliquez sur "Fichier" > "Gérer les règles et les alertes".
Créer une nouvelle règle
Cliquez sur "Nouvelle règle...".
Sélectionnez "Appliquer la règle aux messages que je reçois" et cliquez sur "Suivant".
Configurer les conditions
Cochez "Reçus d'une personne ou d'un groupe public".
Si votre adresse générique est “[email protected]”, entrez [email protected] comme expéditeur et cliquez sur "OK". Si votre adresse est [email protected], entrez “[email protected] comme expéditeur et cliquez sur "OK".
Configurer les actions
Cochez "Déplacer vers le dossier spécifié".
Choisissez le dossier "Factures fournisseurs" et cliquez sur "OK".
Terminez la création de la règle.
Créer un contact pour l'adresse Kolecto et transférer les factures
Gmail :
Créer un contact pour Kolecto
Accédez à Google Contacts (contacts.google.com).
Cliquez sur "Créer un contact".
Entrez un nom comme "Mail collecte Kolecto".
Dans le champ "Adresse e-mail", entrez votre adresse de collecte Kolecto.
Cliquez sur "Enregistrer".
Transférer les factures à Kolecto
Une fois que vous recevez une facture dans le dossier "Factures fournisseurs", ouvrez l'email.
Cliquez sur "Transférer" et sélectionnez "Mail collecte Kolecto" comme destinataire.
Envoyez l'email. Kolecto traitera automatiquement la facture et remplira les informations nécessaires.
Outlook :
Créer un contact pour Kolecto
Ouvrez Outlook et allez dans "Personnes" (Contacts).
Cliquez sur "Nouveau contact".
Entrez "Mail collecte Kolecto" comme nom du contact.
Dans le champ "Adresse e-mail", entrez votre adresse de collecte Kolecto.
Cliquez sur "Enregistrer & fermer".
Transférer les factures à Kolecto
Lorsque vous recevez une facture dans le dossier "Factures fournisseurs", ouvrez l'email.
Cliquez sur "Transférer".
Entrez "Mail collecte Kolecto" comme destinataire.
Envoyez l'email pour que Kolecto prenne en charge la facture et remplisse les informations automatiquement.