En mai, votre espace Achats fait peau neuve.
Pourquoi ce changement ? Pour vous préparer à l'arrivée de la facturation électronique obligatoire et vous offrir une interface plus performante, plus fluide et mieux organisée.
Découvrez ci-dessous les principales nouveautés disponibles sur votre application web et mobile qui vont simplifier votre gestion quotidienne.
Un tableau de bord repensé pour plus de clarté
Votre tableau de bord s'organise avec de nouveaux onglets pour ne rater aucune priorité :
Tous : vous retrouvez toutes vos factures d’achat, quel que soit leur statut.
Reçu (anciennement « À vérifier ») : centralise toutes les factures et avoirs qui attendent votre première action + Nouveauté : la colonne « Type d’import » a été intégrée pour identifier le format de chaque document (flux électronique ou facture classique hors réforme).
En attente : regroupe vos paiements planifiés*, vos factures ou avoirs contestés ainsi que vos remboursements d'avoirs attendus.
Deux nouveaux statuts pour les factures
Contestée : le fournisseur envoie une facture ou un avoir avec lequel l’acheteur est en désaccord.
Annulée : le fournisseur a annulé une facture non payée suite à l’envoi et l’utilisation d’un avoir.
Pour en savoir plus sur les différents statuts, consultez notre article dédié.
Trois nouveaux statuts pour les avoirs
Utilisé : l’avoir a été imputé pour solder une facture impayée.
Remboursement attendu : la facture ayant déjà été réglée, le remboursement correspondant au montant de l’avoir est en cours de traitement/remboursement par le fournisseur.
Remboursé : l'avoir est clôturé une fois le remboursement réalisé.
Pour en savoir plus sur la gestion des avoirs fournisseurs, consultez l’article dédié.
La gestion des doublons
Pour les factures électroniques (reçues via une Plateforme Agréée)
Si vous recevez une facture électronique qui a déjà été importée sous format non électronique sur Kolecto, la facture électronique prévaut.
Pour les factures non électroniques (format hors réforme)
Pour les factures non électroniques, Kolecto se base sur le nom du fichier ainsi que son poids afin de détecter si un doublon existe ou non.
Pour en savoir plus sur la gestion des doublons, consultez l’article dédié.
Refonte de la page de gestion des fournisseurs
Ajout d’une colonne « Type de réception » sur le tableau de bord.
Ajout des champs « Nom du fournisseur », « Type de réception » et d’un bouton « Voir les factures » sur la page de détail de chaque fournisseur.
Lors de l’ajout ou de la modification d’un fournisseur qui transmet ses factures électroniques via une Plateforme Agréée, les champs nom du fournisseur, raison sociale et SIREN ne seront plus modifiables.
💡 Bon à savoir
Modification des informations de la facture : les factures au format électronique reçues via une Plateforme Agréée ne peuvent pas être modifiées.
Exports comptables : pour les factures et avoirs électroniques, vous pourrez les exporter dès le statut « Reçu ». Point d’attention : il ne sera plus possible de modifier les informations d’une facture qui a déjà été exportée.
Suppression : il ne sera pas possible de supprimer une facture électronique reçue via une autre Plateforme Agréée. Concernant les factures hors réforme, il ne sera possible de les supprimer que lorsqu’elles seront au statut « Reçu » ou « Contestée ». Pour en savoir plus sur ces nouvelles règles, consultez l’article dédié.
Archives : vos factures antérieures à 2025 sont accessibles à tout moment dans votre espace « Documents » uniquement. Pour vos factures de l’année 2025 et après, elles sont disponibles dans votre onglet « Achats » ainsi que dans votre espace « Documents ».
Refus : il ne sera plus possible de refuser une facture hors réforme. En cas d’erreur sur une facture d’achat hors réforme, il convient de marquer la facture au statut “Contestée”. La régularisation de cette facture doit impérativement passer par l'émission d'un avoir par votre fournisseur. Contrairement aux factures hors réforme, la refus des factures électroniques est autorisé. L'utilisateur devra néanmoins impérativement renseigner un motif justificatif lors du changement de statut. Pour retrouver tout le détail sur les motifs de refus pour les factures d’achats, consultez l’article dédié.
Une question ? Notre équipe support reste à votre disposition pour vous accompagner dans cette transition !
*Fonctionnalité disponible uniquement si vous avez souscrit au module complémentaire « Achats » en plus du module « Essentiel » .