Ce guide vous explique comment enregistrer simplement ces documents dans votre espace Kolecto.
1. Vérifier que votre activité autorise l'autofacturation
L'option d'autofacturation dépend directement de votre secteur d'activité (code NAF/APE) enregistré dans Kolecto.
Pour vérifier ou mettre à jour votre activité :
Cliquez sur Paramètres en bas du menu de gauche.
Cliquez sur Mon entreprise.
Vérifiez le champ Secteur d'activité.
Astuce : Si vous exercez une activité agricole (ex. Culture de légumes, élevage, etc.), cette option est activée automatiquement.
2. Importer une autofacture
Dans le menu de gauche, rendez-vous dans Ventes > Factures.
En haut à droite, cliquez sur le bouton Importer.
Sélectionnez Autofacture.
Remarque : Si l'option « Autofacture » n'apparaît pas dans le menu déroulant, c'est que votre code NAF renseigné dans vos paramètres ne le permet pas.
Une fenêtre s'ouvre : vous pouvez y faire glisser votre document (au format PDF ou image) ou cliquer sur Ajouter des fichiers. Vous pouvez importer une ou plusieurs autofactures en même temps.
3. Vérifier et ajuster les informations de la facture
Une fois le document envoyé, il arrive dans l'onglet Brouillons avec le statut À vérifier.
Notre outil de lecture automatique (OCR) lit votre document pour pré-remplir la facture dans Kolecto. Cependant, une vérification humaine reste indispensable pour s'assurer que les chiffres enregistrés correspondent exactement à votre papier.
Cliquez sur la ligne du brouillon pour ouvrir la facture.
Vérifiez le nom de l'acheteur, la date, ainsi que les montants HT et TVA.
⚠️ Cas particulier : La gestion des charges retenues (Cotisations, FAR, Fonds d'élevage...)
Sur les décomptes ou autofactures agricoles, l'acheteur déduit souvent des cotisations ou des charges du montant global.
Pour que la facture soit validée avec le bon montant net : vous devez impérativement déduire le montant total de ces charges du Total HT de la facture avant d'enregistrer.
Exemple concret (cf. visuel ci-dessous) :
Total HT brut de vos produits : 13 436,38 €
Retenues / Charges : - 43,10 €
Calcul à saisir dans le champ Total HT : $13\,436{,}38 - 43{,}10 = \mathbf{13\,393{,}28\ €}$
Saisissez 13 393,28 dans la case Total HT, puis cliquez sur Valider l'autofacture.
4. Finaliser et suivre le paiement
Une fois l'autofacture validée :
Si vous avez déjà reçu le virement sur votre compte : Cliquez sur le bouton Marquer comme encaissée. La facture passera directement dans l'onglet Terminées avec le statut Encaissée.
Si vous attendez encore le règlement : Fermez simplement la fiche en cliquant sur la petite croix en haut à droite. La facture passe alors au statut En cours en attendant son paiement.
💡 Besoin d'aide ? Si vous rencontrez la moindre difficulté lors de la saisie d'un décompte complexifié ou si une erreur persiste, notre équipe support reste à votre disposition via la bulle de dialogue en bas à gauche de votre écran.